Gebäude elektronisch verwalten

Der Kreis Lippe verwaltet seit Beginn des Jahres seine Gebäude mit einer maßgeschneiderten Software für Facility-Management. Die vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg / Lippe (krz) bereitgestellte Anwendung IMSWARE.CAFM bietet softwaretechnische Unterstützung für die breitgefächerten Prozesse rund um die Verwaltung von Immobilien und Liegenschaften.

IMSWARE gewährleistet einen umfassenden Überblick über Wartung, Instandhaltung, Reinigung und Haftung. Dies ist besonders wichtig mit Hinblick auf die Betreiberhaftung, der mit Einsatz von IMSWARE problemlos nachgekommen wird.

Die Mitarbeiter des Kreises und die Verfahrensbetreuer vom krz haben sich seit dem Spätsommer 2016 in verschiedenen Workshops und Schulungen mit der neuen Facility-Management-Software vertraut gemacht. Die Vorbereitungszeit diente auch dazu, Stammdaten zu pflegen, CAD-Zeichnungen zu überarbeiten und Listen für Importe zu erstellen. Nun startet die Kreisbehörde als Pilotanwender mit den Modulen Budget- und Bauauftragsmanagement, um den Einsatz der Software schrittweise zu erweitern.


Eine Besonderheit dabei: Im Eigenbetrieb Schulen des Kreises und in der zentralen Verwaltung wird mit Budgets gearbeitet, die über unterschiedliche Finanzsoftware-Anwendungen verwaltet werden. Über die in den Workshops diskutierten Lösungsansätze konnten die Fachleute im krz für den Kreis Lippe eine maßgeschneiderte Budgetstruktur in IMSWARE abbilden, mit der ab diesem Jahr die jeweiligen Aufgabenfelder des Gebäudemanagements bedient werden. Ab 2017 findet daher jederzeit eine Überwachung der Mittel direkt aus den Modulen des Gebäudemanagements statt, ohne dass Rückfragen an die Kämmerei oder die Kreiskasse gestellt werden müssen.

Zusätzliche Sicherheit beim Prüfen von erteilten Bauaufträgen und auch von beauftragten Dienstleistungen gewinnt die lippische Kreisbehörde durch den Einsatz des Bauauftragsmanagements. Hier können die Bearbeitenden auch komplexe Rechnungen prüfen, freigeben und den entsprechenden Budgets zuordnen.

Nach einer ersten Erprobungsphase wird der Kreis die Software ebenfalls für das Instandhaltungsmanagement einsetzen. Damit dokumentiert die Behörde sowohl die geplanten Instandhaltungen und Wartungen, als auch die spontan anfallenden Störungen während des laufenden Betriebs. IMSWARE ist modular aufgebaut, damit ist ein nachträgliches Hinzunehmen weiterer Bausteine ist auf einer einheitlichen Datenbasis einfach realisierbar.

Mit dem Modul IMSWARE.GO! wird die Anwendung flexibel vor Ort anwendbar: sei es durch die Erfassung mit mobilen Endgeräten oder beim Gesamtüberblick aller Immobiliendaten auf dem Computer, Tablet-PC oder dem Smartphone.

Die Einbindung der Software in bestehende Prozesse bringt im Tagesgeschäft weitere Vorteile. Das krz sorgt mit einer Schnittstelle zwischen dem beleglosen Zahlungsprozess Metastorm und IMSWARE für die technische Integration des Rechnungseingangsworkflows. Die Bearbeitenden legen so die Dokumente über die Archivschnittstelle sicher im Dokumentenmanagementsystem (DMS) ab und können sich diese direkt aus IMSWARE heraus wieder anzeigen lassen. Start der Schnittstelle ist für den Sommer 2017 geplant.

Die Facility-Management-Lösung IMSWARE stößt auch auf starkes Interesse bei den übrigen Verbandsmitgliedern des Lemgoer Serviceproviders: Mit dem Kreis Minden-Lübbecke und der Stadt Vlotho stehen bereits weitere Kunden in den Startlöchern, die Software für die Verwaltung der eigenen Gebäude einzusetzen. Die IMS GmbH als Produkthersteller mit Sitz in Dinslaken verzeichnet über 500 Unternehmen und Organisationen als ihre Kunden, die an mehr als 40.000 Arbeitsplätzen die Vorteile der Software nutzen.

Über krz Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe

Der ostwestfälische Service-Provider

Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) in Lemgo wurde 1971 gegründet und ist seit 1972 Informatik-Dienstleister der Kreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe sowie von allen 36 Städten und Gemeinden aus diesen Kreisgebieten. Direkt oder indirekt werden über 11,5 Mio. Einwohner in NRW mit Services des krz betreut.

Als kommunaler Zweckverband besitzt das krz den Status einer Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Zu den traditionellen Aufgaben zählen unter anderem die Entwicklung, Einführung und Wartung klassischer Kommunalanwendungen. Um dem hohen Anspruch gerecht zu werden, hält das krz für seine Kunden ein reichhaltiges Angebot an Software-Applikationen (Verfahren), Netzwerktechnik, Arbeitsplatz- und Server-Hardware und Dienstleistungen (Beratung, Schulung, Installation, Wartung und Support) bereit. Das krz ist bekannt für einen ausgeprägten Datenschutz sowie eine höchstmögliche Datensicherheit und ist der erste kommunale IT-Dienstleister mit der BSI-Zertifizierung (ISO 27001).

Über 250 engagierte und qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, von der Verwaltungsfachkraft bis hin zum Technik-Experten, sind Garant für die Umsetzung der Unternehmensziele. Das krz unterstützt etwa 8.000 PC-Arbeitsplätze mit rund 10.500 Geräten in den Verwaltungen des Verbandsgebietes. Über die Mitglieder hinaus nehmen noch mehr als 600 weitere Kunden aus dem kommunalen Umfeld Dienstleistungen des krz in Anspruch. Der Servicedienst und die Hotline sorgen für eine Datenverfügbarkeit von nahezu 100%.

Unter dem Motto "krz – Kunden rundum zufrieden" ist das krz für seine Geschäftskunden ein zuverlässiger Partner. Ebenso stehen dem krz aufgrund seiner Mitgliedschaften in der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister – VITAKO e. V. und im KDN, der Leistungsgemeinschaft von Kommunen, Landkreisen und Datenzentralen, starke Partner zur Seite, um Synergieeffekte optimal zu nutzen.

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