E-Invoicing und Steuerrecht: Hilft eine Rechnungssoftware bei der Ein-haltung der GoB und GoBD?

Wenn es um Rechnungen geht, sind sie immer wieder im Gespräch: die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). In letzter Zeit sind es vor allem die GoBD, die die Gemüter bewegen. Diese bereits 2014 festgelegten Grundsätze dienen seit Januar 2015 als steuerrechtliche Grundlage für das Ändern und Archivieren von Rechnungsdokumenten in elektronischer Form. Im Januar 2017 endete die Übergangsfrist und nun drohen bei Nichteinhalten Geldstrafen.

Wir stellen uns die Frage, ob eine Rechnungssoftware Unterstützung bei der Erfüllung dieser steuerrechtlichen Regeln bieten kann und haben bei Marko Fliege, CEO der JustOn GmbH in Jena nachgefragt.

Zunächst einmal vorab: Was halten Sie von den Grundsätzen und glauben Sie, dass der GoBD-Standard tatsächlich mehr Sicherheit bringt?


Sicherlich kann der Standard die Sicherheit in Buchungs- und Rechnungsprozessen sowohl für Unternehmen als auch für Finanzämter verbessern, schon allein dadurch, dass er Regeln zur Archivierung und Änderung von Belegen nun endgültig festlegt. Eine automatisierte, digitale Rechnungsverwaltung kann vieles erleichtern, so auch die Einhaltung der Grundsätze, die auf den ersten Blick kompliziert wirken.

Welche konkreten Vorteile bietet eine Rechnungssoftware gegenüber anderen Formen der Buchführung und Rechnungsverwaltung?

Eine auf Rechnungsverwaltung spezialisierte Software hat im Bezug auf die GoB und GoBD natürlich ganz eindeutige Vorteile gegenüber einer Rechnungserstellung über Word, Excel oder ähnliche Programme. Belege werden nachvollziehbar erzeugt, sicher gespeichert und sind nicht veränderbar bzw. es erfolgt eine Kennzeichnung von Änderungen an Belegen. Die Belege lassen sich besser ordnen, lückenlos und zeitnah archivieren und alle Buchungen lassen sich besser nachprüfen. Nicht zuletzt profitiert der Nutzer von einer Zeitersparnis, weil für den Jahresabschluss alles vollständig und rechtzeitig vorliegt.

Und nun ganz konkret zu JustOn: Entspricht Ihre Software denn den gesetzlichen Anforderungen?

Ja, das tut sie. Wir freuen uns sehr, dass JustOn im Juli 2017 die aufwändige Prüfung einer externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bestanden hat. Geprüft wurde unsere Software unter Beachtung des international anerkannten Standards für Informationssicherheit IDW PS 880. Für unsere Kunden bedeutet das vor allem, dass JustOn konform mit den GoB arbeitet und gut geeignet ist, den Anwender bei der Erfüllung der GoBD zu unterstützen. Selbst wenn die Grundsätze bereits seit 2014 der Entwicklung und Weiterentwicklung von JustOn kontinuierlich zugrunde gelegt wurden, bieten wir unseren Kunden mit der Zertifizierung noch mehr Investitionssicherheit.

Ihre Kunden können also mit JustOn GoB- und GoBD-konform abrechnen und archivieren?

Ja, und das ohne sich Gedanken zu machen. Die Software automatisiert neben der Rechnungserstellung die Archivierung der Daten und Belege, gewährleistet die Ordnung der Dokumente und verbessert die Nachprüfbarkeit aller Buchungen. Selbst in Zukunft müssen sich unsere Kunden nicht um gesetzliche Anforderungen in der Rechnungsabwicklung kümmern: Wir passen unsere Software regelmäßig an aktuelle Vorschriften an.

Nochmal zum Thema Archivierung: Liegt hier Ihrer Meinung nach die größte Herausforderung? Welche Vorteile bietet beispielsweise das cloudbasierte JustOn-System im Vergleich zu anderen Archivierungslösungen.

Da in Rechnungsprozessen Fragen der Datensicherung und Sicherheit immer eine große Rolle spielen, ist die Archivierung tatsächlich eine besondere Herausforderung. JustOn bietet als Cloud-Lösung die sicherste Variante der Datenspeicherung. Wir archivieren die Rechnungsdaten über Partner in zertifizierten Rechenzentren, die sich in regionaler Nähe zum Kunden befinden. Das heißt auch, dass unsere Kunden, selbst wenn sie zu einer alternativen Rechnungslösung wechseln, ihre Daten dennoch über diese Partner sichern lassen können.

Lohnt sich der finanzielle Aufwand einer Softwarelösung dann eigentlich für jedes Unternehmen? Auch im Hinblick auf die Strafen bei Nichteinhaltung der steuerrechtlichen Grundsätze.

Die Nutzung einer Rechnungslösung ist immer dann sinnvoll, wenn die Rechnungsabwicklung Zeit in Anspruch nimmt, die der Unternehmer auch in sein Kerngeschäft investieren könnte. Unsere Software ist ideal geeignet für mittelständische Unternehmen ab zehn Mitarbeitern, die 50 bis 50.000 Rechnungen im Monat stellen. Um aber jeder Größe von Unternehmen gerecht zu werden, wird JustOn in verschiedenen Versionen angeboten. Wenn man als Unternehmer sicher sein möchte und sich um die Einhaltung der Grundsätze keine Gedanken machen möchte, dann lohnt sich der finanzielle Aufwand einer Softwarelösung selbstverständlich.

Vielen Dank für das spannende Interview.

Über die JustOn GmbH

Die JustOn GmbH wurde 2010 von Marko Fliege in Jena gegründet und ist ein führender Anbieter für elektro-nische Rechnungsabwicklung auf der Salesforce-Plattform. Die von JustOn entwickelte innovative Software JustOn Billing & Invoice Management digitalisiert alle Rechnungs-, Zahlungs- und Forderungsprozesse in mittelständischen Unternehmen und ist in bestehende IT-Systeme integrierbar. Ursprünglich als Erweiterung für das weltweit führende CRM-System Salesforce entstanden, lässt sich die Applikation inzwischen in alle anderen CRM- und ERP-Systeme integrieren oder über Konnektoren mit Buchhaltungs-, Projekt- und Vor-gangsmanagementsystemen verknüpfen. Mit JustOn sparen Unternehmen nicht nur Zeit- und Kosten bei der Rechnungserstellung, sondern die Software ermöglicht ihnen ebenfalls die transparente und fundierte Aus-wertung von Schlüsselkennzahlen wie Cashflow oder Kundenfluktuationsraten. Weltweit nutzen über 100 Kunden die cloudbasierte Software zur Abrechnung von XaaS-Geschäftsmodellen und Verbrauchsdaten, darunter US-amerikanische Konzerne wie Oath (früher: AOL Platforms) oder deutsche E- Commerce-Startups wie Lieferheld.

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

JustOn GmbH
Mälzerstraße 3
07745 Jena
Telefon: +49 (3641) 5598581
http://www.juston.com

Ansprechpartner:
Dr. Inka Daum
Head of Corporate Communication
Telefon: +49 (3641) 5598581
E-Mail: id@juston.com
Für die oben stehende Pressemitteilung ist allein der jeweils angegebene Herausgeber (siehe Firmenkontakt oben) verantwortlich. Dieser ist in der Regel auch Urheber des Pressetextes, sowie der angehängten Bild-, Ton-, Video-, Medien- und Informationsmaterialien. Die United News Network GmbH übernimmt keine Haftung für die Korrektheit oder Vollständigkeit der dargestellten Meldung. Auch bei Übertragungsfehlern oder anderen Störungen haftet sie nur im Fall von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Die Nutzung von hier archivierten Informationen zur Eigeninformation und redaktionellen Weiterverarbeitung ist in der Regel kostenfrei. Bitte klären Sie vor einer Weiterverwendung urheberrechtliche Fragen mit dem angegebenen Herausgeber. Eine systematische Speicherung dieser Daten sowie die Verwendung auch von Teilen dieses Datenbankwerks sind nur mit schriftlicher Genehmigung durch die United News Network GmbH gestattet.