Digitale Stifte: Die Alternative zu Tablets

Unmöglich? Nicht mit penSolution!

Der Mitarbeiter füllt wie bisher – allerdings mit dem digitalen Stift – die Formulare aus. Bei dieser Technologie ändert sich der Arbeitsablauf für den Mitarbeiter nicht. Daher ist die Akzeptanz dieser Lösung extrem hoch.

Die Schreibbewegungen werden beim Schreiben von einer im Stift integrierten Infrarotkamera und einem Druckpunktsensor erfasst. Ein kaum sichtbares Raster, das auf ein handelsübliches Blatt Papier mit aufgedruckt wird, dient dem Stift zur Orientierung. Die Formulare können Sie selbst mit einem Laserdrucker ausdrucken! Selbstverständlich verfügt der Stift über eine handelsübliche Mine, so dass das Geschriebene auf dem Papier zu sehen ist.

Ist die Erfassung abgeschlossen, setzt man einen Haken an einer bestimmten Stelle des Formulars. Dadurch werden die Daten per Bluetooth und Mobiltelefon innerhalb von 3-5 Sekunden zum penSolution-Server übertragen. Ein Datensatz ist ca. 8Kb klein und wird somit auch bei einer schlechten Netzabdeckung schnell übertragen.

Alternativ kann aber auch am Ende des Tages der Stift auf die Dockingstation gelegt werden. Dabei werden alle Daten auf einmal übertragen. Der Stift kann – je nach Umfang des Formulars – bis zu 120 Seiten speichern.

Die penSolution-Dokumentenverwaltung nutzt ein intelligentes Handschrifterkennungsverfahren (ICR). Anders als bei der OCR-Technologie (optischen Zeichenerkennung) stehen der ICR-Technologie weitere biometrische Informationen wie Druckpunkte, Schreibgeschwindigkeiten etc. zur Verfügung. Die Handschrift wird also nicht durch einen Musterabgleich (wie bei OCR) erkannt, sondern anhand der biometrischen Daten berechnet!

Damit wird eine unglaublich hohe Erkennungsrate erzielt: Egal wie gut oder "schlampig" geschrieben wurde. Bei den Formularfeldern, die mit entsprechenden Wörterbüchern oder Regeln optimiert wurden, kann eine Erkennungsrate von 100% garantiert werden. Und das sowohl mit Druckbuchstaben als auch mit Schreibschrift!

Wenige Sekunden nach der Übertragung stehen Ihnen die Daten im XML-Format und im PDF-Format zur Verfügung. Diese Daten können sofort von Innendienst-Mitarbeitern oder nachgeschalteten Systemen weiterverarbeitet werden.

penSolution kann ohne weiteres in nahezu jede IT-Infrastruktur eingebunden werden. Erweiterten Sie Ihr bestehendes System und digitalisieren Sie Ihre Papier-Prozesse mit einem geringen Entwicklungs- und Zeitaufwand!

Und das macht unsere Lösung so einzigartig: Wir haben digitale Stifte und Tablets in einem System vereint!

Die Mitarbeiter können sowohl mit digitalen Stiften als auch mit Tablets Formulare digital erfassen. Beide Technologien stehen Ihnen – auch parallel – zur Verfügung.

Durch unser Mietmodell bleiben die Kunden zudem flexibel: Sie können jederzeit und im laufenden Betrieb die Technologie wechseln!

Egal ob die Daten mit digitalen Stiften oder mit Tablets erfasst werden: Die Daten haben immer das gleiche Format. Es wird nur eine Schnittstelle für Ihre Anwendungen benötigt.

Die Administration der Formulare ist denkbar einfach: Das Formular wird einmalig erstellt und steht automatisch beiden Technologien zur Verfügung.

Flexibler geht es nicht!

Welche Technologie ist nun die Bessere?

Diese Frage kann man nicht pauschal beantworten, da jede Technologie Ihren Charme bzw. Ihre Vor- und Nachteile haben.

Es hat sich gezeigt, dass die Datenerfassung mit einem Tablet im Schnitt mehr Zeit benötigt als die Erfassung mit Stift und Papier. Die Mitarbeiter, die im Außendienst Daten erfassen, beherrschen in nur wenigen Fällen das 10-Finger-Schreibsystem perfekt. Erst dann wäre gewährleistet, dass die Erfassung mit Tablet tatsächlich schneller erfolgt! Dafür kann die Bedienung bei Tablets komfortabler z.B. durch den Einsatz von Dropdown-Felder gestaltet werden.

Mit penSolution arbeiten Sie weiterhin mit Papier. Sehen Sie dabei das Papier als ein "Erfassungsmedium": Das Formular kann als Original dem Kunden überlassen werden. Ihnen steht dieses Formular in wenigen Sekunden digital als PDF-Dokument revisions- sowie rechtsicher zur Verfügung und kann automatisiert bei Ihnen archiviert werden. Dadurch entfällt die Papierarchivierung komplett!

Am wichtigsten ist jedoch, dass die Mitarbeiter damit zurechtkommen! Binden Sie die Mitarbeiter bei dem Entscheidungsprozess mit ein. Dies steigert auch die Akzeptanz der Lösung.