Lange Suche nach Dokumenten – ein vermeidbarer Zeitkiller

Eine aktuelle Statista-Studie zeigt, dass das Dokumenten-Management in vielen deutschen Büros noch immer mangelhaft ist. Die mühsame Suche nach Dokumenten frustriert viele Büroangestellte. Dabei kann ein auf individuelle Anforderungen zugeschnittenes Dokumenten-Management-System (DMS) den Zeitkiller aus dem Unternehmen verbannen.

*  Deutsche Büroangestellte suchen täglich bis zu zwei Stunden nach Dokumenten

*  DMS- oder ECM-Lösungen müssen individuelle Anforderungen erfüllen


*  Optimierung von Dokumentenprozessen im Mittelstand

Administrative Prozesse, die mit der Dokumentenablage zusammenhängen, nehmen im Schnitt zwei Stunden unserer Arbeitszeit pro Tag ein. Zu diesem Ergebnis kommt eine Befragung von statista im Auftrag von KYOCERA Document Solutions Deutschland unter 1.000 Büroangestellten. Demnach sehen die meisten Büroangestellten dringenden Verbesserungsbedarf bei der Dokumentensuche.

Somit sind ineffiziente Dokumentenworkflows einer der größten Zeitkiller im Office. Besonders viel Zeit mit der Informationsbeschaffung verbringen die Angestellten in der Buchhaltung oder der Verwaltung: Hier gaben sogar 71 Prozent bzw. 64 Prozent an, mehr als eine Stunde pro Tag für die Dokumentensuche aufzuwenden.

Zwei Stunden täglich verbringen Büroangestellte mit der Dokumentenverwaltung

Auch Stephen Schienbein, Direktor Vertrieb KYOCERA, war von diesem Ergebnis erstaunt: „Tatsächlich hat es mich überrascht, dass mehr als die Hälfte der befragten Büroangestellten zwei Stunden täglich mit der Dokumentenverwaltung beschäftigt sind. Stellen Sie sich vor, Sie sind Abteilungsleiter und haben einen Mitarbeiter, der ein Viertel seines Arbeitstags für private Gespräche oder das Surfen durch das Internet aufwendet. Würden Sie solch einen Mitarbeiter einstellen? Durch eine ineffiziente Dokumentenablage passiert aber genau dies: Ihre Mitarbeiter arbeiten weniger effizient, was zu einer höheren Unzufriedenheit mit den Prozessen führt.“

Hier herrscht dringender Handlungsbedarf. So stellt sich in papierbasierten Prozessen bzw. in hybriden Strukturen oft die Frage: Wo muss ich suchen, damit ich die zu einem Geschäftsvorgang erforderlichen Informationen finde? Bei einem elektronischen DMS erleichtern intelligente Suchfunktionen und Verschlagwortungen diese Suche. Zudem lassen sich über ein solches System Dokumenten-Workflows aufsetzen: Diese minimieren Durchlauf- und Bearbeitungszeiten und erfüllen die Anforderungen an eine rechtliche Dokumentenablage.

Weg mit dem Zeitkiller

Das beste Mittel gegen Dokumentenfrust ist eine Dokumentenmanagement-Lösung, die geschäftsrelevante Informationen applikations- und abteilungsübergreifend in einem zentralen Dokumentenpool verwaltet. Dies erleichtert die spätere Recherche. Solch ein System hebt auch die IT-Security auf eine höhere Ebene. Gerade beim Umgang mit sensiblen Daten besteht noch Nachholbedarf. Zumal bestehende und aktuell in Kraft tretende gesetzliche Anforderungen – Stichwort DSGVO – dazu führen, dass vermeintliche Bagatellen in Kürze bereits schmerzhaft bestraft werden.

Doch nach welchen Kriterien wählt man ein DMS-System aus? Wie optimiert man den Dokumenten-Workflow? Welche Möglichkeiten haben insbesondere mittelständische Unternehmen, Dokumentenprozesse zu optimieren? Und letztendlich die wichtigste Frage: Wie viel Zeit spart man tatsächlich durch ein DMS-System ein?

Stephen Schienbein stellt sich diesen Fragen in dem Interview mit it-daily.net

https://www.it-daily.net/it-management/enterprise-content-management/18589-lange-suche-nach-dokumenten-ein-vermeidbarer-zeitkiller

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