Neues DSGVO-Dashboard von Omikron sichert Unternehmen ab und beschleunigt Prozesse

Am 25. Mai ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU in Kraft getreten. Viele, zumeist große, namhafte Unternehmen haben sich frühzeitig gewappnet und Maßnahmen ergriffen, um den Datenschutz ihrer Kunden zu gewährleisten. Aber längst nicht alle Firmen waren – und sind zum Teil noch immer nicht – in der Lage, die zentralen Anforderungen der Verordnung zu erfüllen. Oft scheitert es schlicht daran, dass die Unternehmen es technisch nicht hinbekommen, die Kontaktdaten ihrer Einzelkunden, die sich – oft auch in leicht abweichender Schreibweise: Matthias Mayer vs. Mathias Meier – in mehreren Datensilos zugleich „verbergen“, zusammenzuführen und eindeutig zu identifizieren.

Um also beispielsweise das „Recht auf Löschung“ (Artikel 17 DSGVO) erfüllen zu können, ist in der Regel ein großer manueller Aufwand erforderlich, da jedes System (ERP, CRM, Online-Shop, Ticket-System, Newsletter-Software – um nur diese zu nennen) einzeln durchsucht werden muss. Erschwerend kommt hinzu, dass man insbesondere bei mehrfach angelegten Kunden mit den besagten unterschiedlichen Schreibweisen nie hundertprozentig sicher sein kann, dass tatsächlich alle Datensätze Silo-übergreifend gefunden wurden. Schon eine einzige nicht identifizierte Dublette kann nach der neuen Verordnung teure Konsequenzen nach sich ziehen.

Datenschutzbeauftragte der Unternehmen müssen außerdem sicherstellen, dass jede einzelne DSGVO-Anfrage in allen Systemen bearbeitet wird und keines vergessen wird. Jedes System hat in der Regel einen gesonderten Verantwortlichen. Hier den Überblick zu bewahren, ist eine echte Herausforderung.


So hilft das Omikron DSGVO-Dashboard

Das DSGVO-Dashboard ist eine Weboberfläche, die Daten aus beliebig vielen unterschiedlichen Quellsystemen (CRM, ERP, Online-Shop usw.) fehlertolerant durchsucht und in einer einheitlichen Datensicht zusammenbringt. So erhalten Unternehmen einen rundum vollständigen Blick auf alle personenbezogenen Daten und den Status der einzelnen DSGVO-Fälle wie etwa „Löschung“ oder „Auskunft“.

Im Einzelnen erledigt das Tool folgende Aufgaben:

  • Systemübergreifende Suche nach betroffenen Personen bzw. Kunden: Zusammengehörige Adressen werden gruppiert und mit den liefernden Systemen dargestellt. Die fehlertolerante Suche findet dabei auch Datensätze mit abweichender Schreibweise und hilft so, Dubletten aufzuspüren und Personen bzw. Kunden zu bündeln.
  • Anlage des Falles: Unternehmen bzw. deren Datenschutz-Beauftragte können zwischen unterschiedlichen Anforderungen der DSGVO auswählen und die gefundenen Kontakte der einzelnen Systeme zu einem Fall zusammenlegen. Die selektierten Personen können anschließend durch die Systemverantwortlichen effektiv abgearbeitet werden.
  • Überwachung, Dokumentation und Erledigung der DSGVO-Fälle: Alle Fälle können nachverfolgt und gezielt geschlossen werden. Ein Fallreport ermöglicht den einfachen Nachweis sowohl für den Systemverantwortlichen als auch für die betroffene Person. Der anschließende Bestätigungsprozess, zum Beispiel per E-Mail, wird so stark vereinfacht.
  • Einfache Erstellung von Tätigkeitslisten: Über alle offenen Fälle hinweg können systemabhängige Tätigkeitslisten erstellt werden, die beispielsweise anzeigen, welche Personen noch aus dem System gelöscht werden müssen.

Weitere Vorteile: Das Auskunftsrecht kann mit dem Dashboard per 1-Klick-Suchabfrage komplett erfüllt werden. Die zeitraubende manuelle Recherche in jedem einzelnen Datensilo entfällt Dank einheitlicher 360°-Suche über alle Systeme hinweg. Jeder Fall bleibt bis zur abschließenden Bearbeitung im letzten System offen. Bei „Löschung“ prüft das Dashboard automatisch (zum Beispiel über Nacht), ob der Datensatz tatsächlich entfernt wurde. Erst dann ist der Fall final abgeschlossen.

Einsatzfähig auch in Alt-Systemen

Das Dashboard kann in nahezu jede IT-Umgebung integriert werden und ist sogar mit älteren (Groß-)Rechnersystemen wie Nixdorf 8870, IBM AS 400 oder Siemens BS 2000 kompatibel. Die Lösung kann auf unterschiedlichste Mailing-Dateien zugreifen und sorgt in jedem Fall für eine lückenlose Dokumentation. Weitere Infos hier: www.omikron.net/DSGVO_Dashboard_Loesung

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