Das Dilemma mit den Datenblättern

Eine neue Software der Dresdner IT-Firma Stella Systemhaus löst ein Digitalisierungsproblem, das Projektleitern von Unternehmen regelmäßig die Schweißperlen auf die Stirn treibt: Für den Kauf einer neuen Maschine oder einer ganzen Anlage müssen Ausschreibungsunterlagen mit mehreren Hundert Seiten Datenblättern sowie Abnahmeprotokolle ausgefüllt werden. Weil sie noch immer aus ellenlangen Fließtexten bestehen, beginnt für Projektleiter und Anbieter jedes Mal eine akribische Suche nach den darin versteckten technischen Parametern der Maschine. Die Software G2 TypeTec nimmt ihnen diese zeitaufwendige und nervenaufreibende Tätigkeit jetzt komplett ab.

G2 TypeTec lässt nur streng getypte Parameter zu

„G2 TypeTec lässt keine Fließtexte, sondern nur streng getypte Parameter wie zum Beispiel Zahlen oder Ja-/Nein-Angaben zu“, nennt Geschäftsführer Dr. Gerd Staudinger den neuen Ansatz. Sowohl die Ausschreibungsunterlagen als auch die Abnahmeprotokolle umfassten dann nur noch wenige Seiten mit übersichtlich angeordneten Parametern. Das Procedere beschreibt Staudinger folgendermaßen: „Wie er es gewohnt ist, hält der Projektleiter zunächst die Kriterien, die die Maschine erfüllen soll, in einer Excel-Tabelle fest.“ Davon leite der G2-Automat ein spezielles Web-Formular ab. In diese Datenmaske trage der Anbieter die Parameter seiner Maschine ein, so dass ein Vergleich von Ist- und Soll-Werten möglich wird. Ganz ähnlich verhält es sich auch bei der Abnahme: „Der Projektleiter erfasst die Kennzahlen der gelieferten Maschine im Protokoll und TypeTec vergleicht, ob sie mit den vereinbarten Kriterien übereinstimmen“, so der Geschäftsführer.


Neue Software zeigt unzulässige Abweichungen an

„Die Software hat gleich einen doppelten Nutzen“, erklärt Staudinger, „sie ist zum einen in der Lage, Ist- und Soll-Werte in Sekundenschnelle zu vergleichen, und kann zum anderen leidenschaftslos unzulässige Abweichungen anzeigen“. Der Projektleiter brauche seine Zeit nicht mehr mit der Suche nach den relevanten Zahlen zu verschwenden, sondern könne sich auf das Wesentliche konzentrieren und abwägen, wie er mit den Abweichungen umgeht – ob er beispielsweise Nachbesserungen oder Rabatt fordert. „Das Vermögen, diese Grenzwertverletzungen herauszufiltern, ist ein Alleinstellungsmerkmal von TypeTec“, sagt der Geschäftsführer.

Auch Hersteller klagen über umfangreiche Textdateien

Das Dilemma mit den Datenblättern zeigt sich nach Informationen des Geschäftsführers bei großen Projekten, aber auch bei Vorhaben klein- und mittelständischer Unternehmen (KMU). „Immer wieder haben uns Projektleiter ihr Leid geklagt und beschrieben, wie sie bei komplexen Anforderungen den Stapel Produktdatenblätter der Anbieter Seite für Seite mit dem Finger durchgehen und nach den entscheidenden Angaben durchforsten mussten“, berichtet Staudinger. Auch die Anbieter auf der anderen Seite stöhnten über die umfangreichen Textdateien, durch die sie sich kämpfen müssen.

„Theoretisch könnte ein Unternehmen zwar auch einen Entwickler mit der Programmierung der Parameter beauftragen, doch es würde jedes Mal Monate dauern, bis das läuft“, so der Geschäftsführer. Solange müsse dann auch mit dem Kauf der neuen Maschine gewartet werden. Das könne sich niemand leisten.

Geschäftsführung mit G2 TypeTec besser im Bilde

Mit der neuen Software soll nicht nur der Projektleiter, sondern auch die Geschäftsführung des Unternehmens besser im Bilde sein: „Sie kann sich die Abweichungen für alle Projekte auf einen Blick anzeigen lassen und damit auch bewerten, wie sich die Anbieter in punkto Qualität im Laufe der Jahre entwickelt haben“, erklärt Stella-Sprecherin Richter. Das sei ohne TypeTec nicht möglich, ein bloßer Fließtext könne darüber keine Statistik liefern.

„Die Software G2 TypeTec eignet sich in erster Linie für die Beschaffung von Maschinen und Anlagen“, so Staudinger die Einsatzmöglichkeiten von G2 TypeTec. Für Bauleistungen existierten bereits Leistungskataloge, ebenso für genormte Produkte wie z.B. Schrauben.

Neue Software lässt sich mit Excel vergleichen

Sprecherin Richter zufolge lässt sich G2 TypeTec mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel vergleichen. „Man muss nicht programmieren können, um die Software zu nutzen“, sagt sie. Excel-Kenntnisse würden ausreichen. Dennoch seien damit beliebig komplexe Prozesse darstellbar. „Anders als bei Excel liegen die Daten auf einem zentralen sicheren Datenbankserver“, erklärt Richter. Alle Mitarbeiter eines Unternehmens könnten zeitgleich und unabhängig voneinander mit G2 arbeiten. Externe IT-Spezialisten würden nicht gebraucht.

Über Stella Systemhaus GmbH Dresden

Die Dresdner Softwarefirma Stella Systemhaus besteht seit 1991. Sie hat eigenen Angaben zufolge rund 100 Kunden mit 28000 Anwendern in ganz Deutschland und gehört neben großen internationalen Firmen wie Microsoft zu den wenigen kleinen Firmen, die einen Rahmenvertrag mit der Bundesrepublik geschlossen haben. Stella hat u.a. für das sächsische Finanz-, das Wirtschafts- und das Sozialministerium gearbeitet. Von der Firma stammen Lösungen für die Verwaltung von Störungsmeldungen, Ruhegehaltsberechnungen und Warenwirtschaftssystemen, für IT-Rahmenpläne und Baumängelverwaltungen.

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