IT-gestützte Planung der Bereitschaften in Krisenzeiten

Die Planung von Bereitschaftsdiensten in Unternehmen, Behörden und Krankenhäusern ist schon in normalen Zeiten eine anspruchsvolle Aufgabe, bei der keine Fehler unterlaufen dürfen. Denn Bereitschaftsdienste als Backup für eventuell kurzfristig ausfallendes Personal werden ohnehin nur für Aufgaben angeordnet, die zwingend jederzeit erledigt werden müssen. Die Coronakrise stellt in mehrfacher Hinsicht eine neue Herausforderung dar. Es ist nicht nur mit einer steigenden Zahl von kurzfristigen Ausfällen zu rechnen. Da im Fall einer nachgewiesenen Infektion sich auch Kontaktpersonen zur Sicherheit in Quarantäne begeben müssen, werden die Ausfälle auch nicht mehr statistisch verteilt sein. Vielmehr ist in vielen Fällen damit zu rechnen, dass eng zusammenarbeitende Teams gleichzeitig komplett ausfallen.

Schnelle Implementierung neuer Schicht- und Bereitschaftsmodelle

In Zeiten einer Krise wie der Coronakrise müssen die Schicht- und Bereitschaftspläne also schnell der veränderten Lage angepasst werden. Das gilt sowohl für Unternehmen als auch für Kliniken, die Polizei und weitere öffentliche Behörden und Institutionen. Beispielsweise ist es nicht unüblich, dass eine Person in Bereitschaft als Ersatzbesetzung für zwei Arbeitsplätze eingeplant wird. Im Normalbetrieb ist dies möglich, weil es sehr unwahrscheinlich ist, dass beide regulär eingeplanten Mitarbeiterinnen beziehungsweise Mitarbeiter unabhängig voneinander gleichzeitig ausfallen. Diese Strategie muss aus den oben erwähnten Gründen währende der Coronakrise kritisch hinterfragt werden.


Wie muss die Personaleinsatzplanung während der Coronakrise angepasst werden?

Eine Anpassung der Personaleinsatzplanung, insbesondere der Planung Schicht- und Bereitschaftsdienste, muss in mehrfacher Hinsicht erfolgen. Die erste und offensichtliche Frage lautet, welche Arbeitsplätze überhaupt besetzt sein sollen. Nicht zwingend erforderliche Tätigkeiten werden oft zurückgestellt werden, Stichwort „Social Distancing“. An anderer Stelle kann der Personalbedarf sogar zunehmen, insbesondere im Gesundheitssektor. Die Planung der Bereitschaftsdienste muss darüber hinaus einen möglicherweise höheren Bedarf aufgrund größerer Ausfallzahlen berücksichtigen. In einigen Fällen, beispielsweise in den Gesundheitsämtern, kann es vorkommen, dass üblicherweise nur in der regulären Arbeitszeit wahrgenommene Aufgaben nun 24 Stunden am Tag durchgeführt werden müssen. Und schließlich muss perspektivisch auch damit gerechnet werden, dass aufgrund von Personalengpässen in Kliniken vorübergehend Regelungen das Arbeitszeitgesetzes außer Kraft gesetzt werden könnten, um zum Beispiel mehr Bereitschaftsdienste zu ermöglichen. Eine solche gesetzliche Flexibilisierung würde ihre Wirkung verfehlen, wenn die neuen Schichtmodelle in der Praxis nicht zeitnah umgesetzt werden könnten. In größeren Organisationen ist dies nur mit einer IT-gestützten Personaleinsatzplanung möglich.

Flexibel reagieren mit einer digitalisierten Personaleinsatzplanung

In zahlreichen Landespolizeien und Kliniken wurden aktuell aufgrund der zu erwartenden Personalanforderungen sämtliche geplanten Urlaube und Fortbildungen bis auf Weiteres gestrichen. Damit stehen in den nächsten Monaten beachtliche zusätzliche Personalressourcen zur Verfügung. Diese zusätzlichen Ressourcen optimal zu nutzen, ist ein hochgradig komplexe Aufgabe, da sämtliche Schicht- und Bereitschaftspläne auf den Prüfstand gestellt werden müssen. Ein zweites Beispiel: Das Robert Koch Institut hat sämtliche Städte und Landeskreise aufgefordert, vorübergehend Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus anderen Bereichen der Verwaltung den Gesundheitsämtern zuzuordnen. Viele dieser neuen Mitarbeiter werden dort nur allgemeine Verwaltungsaufgabe wahrnehmen können, andere verfügen hingegen über fachspezifische Kenntnisse im Gesundheitsbereich. Mit einer digitalen Personaleinsatzplanung wie PROCESS HR der p.l.i. solutions GmbH ist es in beiden genannten Beispielen auf einfache Weise möglich, die zusätzlichen Personalressourcen optimal einzusetzen. Im Fall der Urlaubs- und Fortbildungssperren sind im System bereits die Qualifikationsprofile hinterlegt, im Fall der zusätzlich abgeordneten Mitarbeiter können sie schnell angelegt werden. Anhand dieser Profile werden die optimierten Einsatzpläne automatisch erstellt.

Self Service Portale

Gerade in Zeiten hoher Belastung ist es der Mitarbeiterzufriedenheit sehr zuträglich, wenn individuelle Wünsche hinsichtlich der Einsatzzeiten so weit wie möglich berücksichtigt werden. Aktuell ist dies umso wichtiger, da die Schließung der Schulen und Kitas besondere Rücksichtnahme auf die Belange der Eltern erfordert. Self Service Portale ermöglichen es den Beschäftigten, solche Einsatzwünsche direkt an die Personaleinsatzplanung zu übermitteln und diese dort automatisch in der Planung zu berücksichtigen. Eine IT-gestützte Personaleinsatzplanung trägt daher wesentlich dazu bei, die Funktionsfähigkeit der kritischen Infrastruktur in Krisenzeiten zu sichern.

Über die p.l.i. solutions GmbH

Die p.l.i. solutions GmbH ist eine international tätige Unternehmensberatung mit Sitz in Verl (Nordrhein-Westfalen) sowie München. Spezialgebiete des Unternehmens sind Prozessorganisation, Logistik und Informationstechnologie. Mit einem breiten Spektrum an Dienstleistungen sowie hocheffektiven Produkten und Lösungen unterstützt p.l.i. solutions Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen dabei, ihre Geschäftsprozesse optimal zu gestalten und dadurch erfolgreich und nachhaltig auf dem Markt zu agieren.

Im Bereich Prozessorganisation analysiert, plant und optimiert p.l.i. solutions mit seinem Produkt PROCESS Suite die Geschäftsabläufe von Unternehmen in Beschaffung, Lagerwirtschaft, Produktion, Distribution und Customer Service. Darüber hinaus entwickelt und implementiert das Unternehmen kundenspezifische Problemlösungen für alle logistischen Anforderungen. Weiterer Schwerpunkt ist die Informationstechnologie mit IT Beratung, Systemintegration und Software-Entwicklung für Intranet, Internet, CRM- und ERP-Systeme, SCM, MIS und Individuallösungen.

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