Bald mehr Software Audits? Das sind die Top5-Auslöser!

Die weltweite Verbreitung des Corona-Virus hat zu erheblichen wirtschaftlichen Verwerfungen geführt. Fast jedes Unternehmen verzeichnet starke Umsatzeinbußen. Die Hoffnung auf ein baldiges Ende des Spuks ist verständlich, doch könnte es in der Zeit danach zu mehr Software Audits seitens der Hersteller kommen.

Umsatzsicherung durch Software Audits

Mehr oder weniger wird jedes Unternehmen am Markt versuchen seinen Umsatz zurück zu erobern – dafür ist manchen jedes Mittel recht. Auf der einen Seite gibt es die klassischen Instrumente, um den Umsatz zu erhöhen, wie zum Beispiel Sonderangebote, Bündelnachlasse und andere Kundenaktionen – oder einfach mehr Vertriebsdruck. Software Hersteller haben aber noch einen anderen Pfeil im Köcher, den andere nicht haben: Software Audits. Vor allem stechen fünf Auslöser für mehr Software Audits hervor:


1. Schlagartige Home-Office-Nutzung

Mit weiterer Verbreitung des Virus schickten alle Unternehmen, denen es möglich war, Mitarbeiter ins Home-Office, um die Ansteckungsgefahr zu senken. Doch nicht alle Software Produkte lassen dies den Lizenzbedingungen nach auch so einfach zu. Teilweise sind andere Metriken der Lizenzen erforderlich, wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter bei einer gerätegebundenen Lizenz nicht mehr an seinem Arbeitsplatz sitzt, sondern nun über ein anderes Laptop die Anwendung bedient. Auch eigens veränderte IT-Strukturen können ad hoc einen anderen Lizenzbedarf erfordern, wenn beispielsweise aufgrund verstärkten Online-Zugriffs auf Datenbanken, diese von den DBAs auf leistungsstärkere Maschinen gebracht werden. Hängt der Lizenzbedarf, wie bei Oracle-Datenbanken, auch von der Hardware ab, sprich der Anzahl der verwendeten Prozessorkerne, wird es deutlich teurer. Ein anderes Beispiel wäre, wenn Anwendungen oder Datenbanken auf einmal in virtualisierten Umgebungen laufen, die vom Lizenzbestand nicht abgedeckt sind.

 2. Weniger Software Asset Management

Auch weniger Software Asset Management kann zu Software Audits bzw. zu Problemen in Audits führen. Mitarbeiter versuchen aus dem Home Office heraus das unter den Umständen Bestmögliche zu gewährleisten, aber nicht immer ist dies auch uneingeschränkt möglich. Weniger Abstimmung und vielleicht auch durch Krankheit ausfallende Kollegen führen zu weniger SAM. Leicht treten in dynamischen Situationen wie diesen Fehler auf, die am Ende teuer werden können. Erfahren die Software Lizenzmanager vielleicht zu spät von Maßnahmen der DBAs (siehe Punkt 1.), können sie nicht die vertragskonforme Lizenzierung sicherstellen. Hersteller werden das zum Thema machen – nicht heute, aber morgen.

 3. Keine oder zu wenige Software-Investitionen

Geld auf den Tisch zu legen und dann wieder zurück zu nehmen, war schon immer ein starker Auslöser für Audits. Gerade jetzt verschieben Unternehmen Investitionen in die Zukunft oder suchen ihr Glück in kostenfreier Freeware. Doch auch die Sales-Mitarbeiter der Software Hersteller müssen Ihre Vertriebsquoten erfüllen und werden den Druck erhöhen. Wenn dies nicht hilft, bleibt manchmal auch das Mittel eines Software Audits oder die Aufforderung der Hersteller ein freiwilliges True-Up zu durchlaufen, was im Kern nichts anderes ist als ein Software Audit. Die gleichen Personen gehen hier mit den gleichen Mitteln ans Werk.

 4. Keine Verlängerung von Verträgen

Werden Verträge vom Kunden nicht verlängert, bedeutet es einen tiefen Eingriff in die Finanzstruktur der Software Hersteller. Supporteinnahmen müssen auf jeden Fall gesichert werden, denn hier wird auf Herstellerseite das große Geld verdient. Die Margen im Support liegen bei den Softwareriesen in der Regel bei deutlich über 90%. Wer Verträge nicht verlängert, sollte auf jeden Fall mit einem Software Audit in der Zukunft rechnen.

5. Mergers & Acquisitions, Divestitures

In den nächsten Wochen und Monaten wird es zu vielen Umorganisationen von Unternehmen kommen. Manche werden Unternehmensteile abstoßen, andere werden zukaufen und manche werden Insolvenz anmelden und aus der Zahlungsunfähigkeit heraus ganz oder teilweise übernommen werden. Dies führt zu erheblichen Auswirkungen auf die Lizenzierung und die Compliance der Unternehmen. Problematisch ist, dass Software Hersteller oft beide Seiten als Ihre Kunde kennen – den Käufer und das gekaufte Unternehmen. Sie erkennen dann anhand ihrer eigenen Unterlagen, dass die Verträge nicht zusammen passen können. Dann folgt ein Software Audit, welches auf einen konkreten Anfangsverdacht begründet ist und somit auch nach dem deutschen BGB zulässig wäre. AGB rechtlich begründete Abwehrversuche scheitern. Es entsteht eine schwierige Verteidigungsposition für Unternehmen. Aber auch die reine interne Umorganisation aus Kostengründen in Unternehmen kann eine veränderte Lizenzierung erfordern, auf die sofort reagiert werden muss. Viele Software Produkte tracken die Nutzung mit. Diese Daten werden später von den Auditoren abgerufen und können zum Verhängnis werden.

„Wir denken nicht, dass wir sofort mehr Audits auf dem Höhepunkt der Krise sehen werden. Ganz im Gegenteil hört man im Markt von Audits, die verschoben wurden. Doch in ein paar Wochen oder Monaten wird sich das ändern“, ist sich Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, der Kundenallianz gegen Software Audits sicher. Unternehmen sollten sich trotz aller schwierigen Anforderungen auf kommende Audits vorbereiten.

Besonders leicht geht dies durch eine Mitgliedschaft in der Lighthouse Alliance. „Wir haben in den vergangenen Jahren über 300 Seiten Knowhow zusammengetragen. Nahezu jedes Software Audit lässt sich verhindern oder zumindest aus Kundensicht abmildern“, meint Oberg. Neben Playbooks zu einzelnen Herstellern, wie zum Beispiel, Oracle, IBM oder auch Microsoft, finden Mitglieder auf ihrer Online Plattform auch Muster-Antwortschreiben auf Audit-Aufforderungen der Hersteller oder auch fertige Musterverträge zur Durchführung von Software Audits.

„Wir nutzen die Strategie der Lighthouse Alliance im Falle eines Audits und haben damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Voraussetzung ist natürlich, dass das Verfahren auch von der Führungsebene getragen wird, das ist bei uns der Fall“, weiss der Leiter des Lizenzmanagements eines DAX-Energie-Konzerns zu berichten. „Die Lighthouse Alliance gibt einem Sicherheit in panischen Auditsituationen“, sagt der IT-Service Manager bei einem großen Bekleidungsunternehmen. Besonders die starke Gemeinschaft der Mitglieder untereinander, die sich gegenseitig coachen, wird als starker Vorteil in Software Audit-Situationen gesehen. Der Referent für IT-Systemarchitektur einer Berufsgenossenschaft meint dazu: „Die gemeinsam entwickelten Strategien lassen mich gelassener dem nächsten Audit gegenübertreten“.

Interessierte Unternehmen können über die Website der Lighthouse Alliance (www.lighthouse-alliance.com) Kontakt zu Chairman Markus Oberg aufnehmen und sich unverbindlich über eine Mitgliedschaft informieren. Das nächste Software Audit kommt bestimmt, wenn die Krise zum Teil überstanden ist.

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