Automatisierung des Rechnungsworkflows unter SAP S/4HANA bei einer deutschen Wohltätigkeitsorganisation

Monatlich muss der inPuncto Kunde zahlreiche Rechnungen verarbeiten. Es wurde außerdem eine flexible Lösung benötigt, die spezielle Belegarten verarbeiten kann und mit SAP S/4 HANA kompatibel ist. Nach einem Anbietervergleich entschied sich die Organisation für die Lösung von inPuncto, da diese auf den Rechnungseingangsworkflow spezialisiert ist.

Automatisierung des Rechnungseingangsworkflows für Rechnungen ohne Bestellbezug unter SAP S/4HANA

Um die Rechnungsverarbeitung für Rechnungen ohne Bestellbezug bei ihrem Kunden zu automatisieren, wurden folgende inPuncto-Produkte in das bereits vorhandene SAP S/4HANA-System implementiert: 


Ein Vorteil der inPuncto-Lösung – im Gegensatz zu breit angelegten ECM-Lösungen – ist, dass inPuncto mit dem SAP-Workflow Container arbeitet anstatt mit vorerfassten Belegen. Dadurch sind die Prozesse sehr flexibel und Workflows müssen bei Änderungen nicht komplett gestoppt, storniert und neu aufgesetzt werden, sondern lassen sich einfach bearbeiten.

Rechnungen treffen bei der Wohltätigkeitsorganisation sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form ein. Papierrechnungen werden zunächst im Stapel mit dem biz²Scanner erfasst und dann mit dem biz²ScanServer ins SAP-System importiert. Elektronische Rechnungen werden direkt mit den biz²ScanServer ins SAP-System importiert. Beide Rechnungsarten werden mittels OCR/ICR ausgelesen, mit den in SAP hinterlegten Stammdaten abgeglichen, um den Workflow zur Validierung, Prüfung, Freigabe von Rechnungsbelegen zu starten. Anschließend werden die Eingangsrechnungen via ArchiveLink-Verknüpfung archiviert.

Besondere Kundenanforderungen an die Rechnungsverarbeitung

Eine Anforderung, die inPuncto Kunde an die Rechnungsverarbeitung hatte, war die automatische Bearbeitung von diversen Belegarten wie Debitorenrechnung, Debitorengutschrift, Dauerbuchung Debitoren, Sachkontenbeleg usw.

Eine weitere Anforderung war, dass bei einem internen Lieferanten, sog. IC-Lieferanten, ausgehende Rechnungen automatisch einen Eingangsrechnungsworkflow erzeugen sollen, indem für jede ausgehende Rechnung in SAP eine eingehende Rechnung im Rechnungscockpit erstellt wird.

Eine dritte Anforderung betraf die Rechnungszurückweisung. Wird eine Rechnung zurückgewiesen, so erhält die einscannende Person nun eine Rückmeldung per E-Mail. Dies ist auch für Benutzer möglich, die ohne SAP-Account einscannen.
 
Passgenaue Lösung und Einbeziehung weiterer Buchungskreise

Die Gesamtdauer des Projekts belief sich auf vier Monate und die neuen Lösungen wurden von den Mitarbeitern schnell akzeptiert. Dank der intuitiven Bedienung der inPuncto-Software war auch der Schulungsbedarf sehr gering. Nun kann die soziale Einrichtung mit inPuncto-Lösung auch buchungskreisübergreifende Buchungen ganz einfach tätigen, außerdem ist für nächstes Jahr die Einbeziehung weiterer Buchungskreise geplant. Der Kunde ist mit der Lösung sehr zufrieden, da all seine Anforderungen von inPuncto berücksichtigt und erfüllt wurden, wodurch er bei der Rechnungsbearbeitung viel Zeit sparen kann.

Die Wohltätigkeitsorganisation verwaltet mehrere Stiftungen, die sich um die Kinder-, Jugend- und Altenhilfe, Promotions- und Ausbildungsförderung, Weinbau kümmert. Die Organisation mit ca. 500 Mitarbeiter gehört zu den größten Trägern sozialer Einrichtungen und Fördermaßnahmen in Süddeutschland.

Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist seit 2000 SAP Partner und entwickelt eigene integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen: Add-on-Produkte, darauf aufbauende Gesamtlösungen, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.

Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen.
Inzwischen nutzen mehr als 700 Kunden und über 100.000 Anwender in 19 Länder die Add-on-Produkte von inPuncto.

Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/

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