Go Paperless mit ZOHO Forms – Die Digitale Anwesenheitsdokumentation für Einrichtungen und Betriebe

Nach einer vorübergehenden Schließung der Gastronomiebetriebe, Friseurgeschäfte, Kosmetikpraxen und vieler anderer Händler, dürfen die Betreiber unter Einhaltung besonderer Hygienevorgaben wieder öffnen. Neben dem Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes, ist auch die Erstellung einer Anwesenheitsdokumentation Pflicht, damit mögliche Infektionsketten nachverfolgt werden können, um die Ausbreitung einzudämmen. Die Anwesenheitsdokumentation hält Kontaktdaten wie Name, Anschrift und weitere erforderliche Informationen aller Besucher fest. Diese Daten müssen DSGVO-konform aufbewahrt und nach vier Wochen gelöscht bzw. anderweitig vernichtet werden.

Die praktische Umsetzung der Anwesenheitsdokumentation stellt für die verschiedenen Einrichtungen und Betriebe eine Herausforderung dar. Viele von ihnen greifen immer noch auf die veraltete Methode zurück und verwenden für die Erfassung der Besucherdaten ausgedruckte Papierlisten, bei der die Besucher handschriftlich ihre Daten dokumentieren müssen. Diese Umsetzungsmethode ist strenggenommen in Bezug auf die DSGVO unzureichend und darüber hinaus aufgrund der Ausdrucke unzähliger Papierlisten weniger umweltschonend. Des Weiteren kann zum einen die Listenverwaltung und zum anderen die Suche nach bestimmten Besuchern in den endlosen Papierblättern eine Herausforderung darstellen.

Aus diesem Grund wusste die Natalie Söll Vertrieb GmbH, dass eine digitale Lösung nötig ist, die sowohl DSGVO-konform arbeitet als auch die Anwesenheitsdokumentation für Besucher sowie Betreiber enorm erleichtert.

Mit ZOHO Forms können die Einrichtungen und Betriebe komplett ohne Programmierkenntnisse ansprechende Online-Formulare für die Erfassung der Besucherdaten erstellen und ihren Besuchern einen QR-Code bereitstellen. Der Besucher scannt mit seinem Smartphone oder Tablet den Code und wird automatisch zu dem vorhergesehenen Online-Formular weitergeleitet, in das er nur noch die erforderlichen Informationen eingeben muss. Der Zeitpunkt der Registrierung wird dabei automatisch erfasst und beim Verlassen kann der Besucher im Online-Formular die Check-out Zeit dementsprechend dokumentieren, sodass seine Aufenthaltsdauer nachgewiesen werden kann.

Mit der digitalen Lösung werden die Besucherdaten sicher und verschlüsselt übermittelt und gespeichert und können bei Bedarf jederzeit mit wenigen Klicks an die Behörden verschickt werden.

Ein weiterer Vorteil: Die Suche nach bestimmten Besuchern ist in der Datenbank wesentlich einfacher als endlose Papierblätter zu durchsuchen.

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Über die Natalie Söll Vertrieb GmbH

Natalie Söll Vertrieb GmbH ist Digitalisierungsexperte, wenn es um ZOHO geht. Die Softwareapplikationen ZOHO bieten Unternehmen die Möglichkeit ihr Geschäft zu digitalisieren und ein Rundumblick auf ihre Kunden zu erhalten. Durch unsere langjährige Erfahrung im Bereich Vertrieb sehen wir uns als Ihr Ansprechpartner für Vertriebs- und Marketingautomation. Mit mehr als 4000 zufriedenen Firmenkunden vertrauen Sie auf einen starken Softwareimplementierungspartner, der Sie individuell und mit maßgeschneiderten Lösungen unterstützt.
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