Das Material ist angekommen- und was ist mit den Dokumenten…?

Welche Dokumente (bspw. Handbücher, Prüfzertifikate aber auch Codes of Conduct oder Unterlieferantenketten) von dem Lieferanten für das Material oder für diese Bestellung im Allgemeinen zu liefern sind, über welchen Weg diese übermittelt werden und ob diese schon angekommen sind, ist meist nicht im System abgebildet. Dadurch lässt sich die Freigabe von Materialien durch die Qualitätsabteilung und damit die Freigabe aus dem Sperrbestand nur durch teilweise langwierige Telefonate und Suchaktionen realisieren.

Der Digitale Einkauf von BDF EXPERTS bringt hier nicht nur Licht ins Dunkel und ermöglicht die vollständige Verfolgung der ausgehenden wie eingehenden Dokumente. Sondern verringert auch den Pflegeaufwand der Abwicklung von Anfragen, Bestellung und Lieferplänen.

Mittels Vorlageordnern werden die erwarteten Dokumente nach beliebigen Kriterien – bspw. Abhängig des Belegtyps, der Warengruppe des Materials, Serialnummernpflicht oder Kombinationen daraus – vorgeplant und mit relativen Zeitabständen versehen. So können konkrete Liefertermine für diese Dokumente automatisch ermittelt werden. Die ausgehenden Dokumente an den Lieferanten können aus verschiedenen Quellen wie Materialstamm oder Planungsposition in der Produktstruktur kommen.


Bei Anfrage-, Bestell- oder Lieferplanauslösung werden automatisch die ausgehenden und eingehenden Dokumente ermittelt und in einer Partnerstruktur je Beleg abgelegt. Um die ausgegangenen Dokumente in ihrem Status und ihrer Version zu persistieren sowie die eingehenden Dokumente vorzuplanen. Diese Informationen können dann auf dem BDF Collaboration Center oder per Transmittal dem Lieferanten zur Verfügung gestellt werden.

Neben einfachen Materialbestellungen können auch komplexe Systeme mit mehreren Ebenen und bspw. Serial- und Dokumentationsrelevanz auf verschiedenen Ebenen automatisch erzeugt und zur externen Pflege durch Systemlieferanten auf der Collaborationsplattform oder per Transmittal bereitgestellt werden.

Der Digitale Einkauf ist in die Softwarelösung von BDF vollständig integriert und unterstützt die logistische Abwicklung der Materialien von der Produktstruktur (Planung und Sammlung ausgehender Dokumente und Termine) bis zur buchhalterischen Abwicklung (Rechnungssperre bei nicht Lieferung von kritischen Dokumenten) bis zum Service (vollständiges Dokumentenpaket an den technischen Platz und Equipmentstrukturen inkl. Serialnummern).

Über BDF EXPERTS

BDF EXPERTS ist führend in der SAP-Beratung & Software-Entwicklung im Product Lifecycle Management und Corporate Finance & Treasury auf Basis S/4 HANA und SAP ERP. Wir beraten große Mittelständler und Konzerne in der DACH-Region. Als Team von Digitalisierungsexperten digitalisieren und optimieren wir die Daten und Prozesse unserer Kunden. Mit unseren Produkten wie dem Process Control Center (PCC) oder dem Cash Position Cockpit (CPC) holen wir das Optimum aus Ihrem SAP heraus.

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