So einfach geht Postverteilung heute – dank COSYS

Mit der COSYS Software für interne Postverteilung holen sich Unternehmen eine umfassende und leistungsstarke Lösung ins Haus, die den gesamten Prozess digitalisiert, von der Annahme bis zur finalen Übergabe der Sendung. Die Lösung arbeitet mittels mobiler Datenerfassungsgeräte (MDE) oder Smartphones, auf denen die COSYS App installiert ist. Die App ermöglicht das einfache Scannen von Barcodes und die digitale Dokumentation jeder Sendung – effizient, transparent und vollständig nachvollziehbar.

Digitale Erfassung und Sendungsverfolgung per MDE-Gerät

Die mobile App von COSYS läuft auf mobilen Datenerfassungsgeräten (MDE) oder Smartphones und unterstützt Mitarbeitende dabei, jede Sendung effizient und zuverlässig zu erfassen. Sobald ein Paket von einem Paketdienstleister im Unternehmen eintrifft, wird es per Barcodescan über die App registriert. Dabei lassen sich alle relevanten Informationen wie Zustelldienst, Empfänger, Uhrzeit der Annahme sowie mögliche Beschädigungen dokumentieren.

Nach der Erfassung erfolgt die interne Verteilung der Sendungen. Auch bei der Übergabe an den jeweiligen Empfänger wird der Barcode erneut gescannt, sodass die Zustellung vollständig nachvollziehbar bleibt. Auf Wunsch kann der Empfänger den Erhalt direkt auf dem Gerät mit einer digitalen Unterschrift bestätigen. Zusätzlich informiert das System den Empfänger automatisch per E-Mail oder SMS, sobald eine Sendung für ihn eingegangen ist – für maximale Transparenz und reibungslose Abläufe.

COSYS WebDesk – Zentrale Verwaltung und Überblick im Browser

Ergänzend zur mobilen Anwendung bietet COSYS mit dem WebDesk ein browserbasiertes Verwaltungs- und Auswertungstool, das speziell für die Bedürfnisse von Poststellen und IT-Abteilungen entwickelt wurde. Der WebDesk ermöglicht eine vollständige Übersicht über alle Sendungen im System – inklusive Such- und Filterfunktionen, Verlaufsanzeigen und detaillierten Zustellinformationen.

Neben der Sendungsverfolgung bietet der COSYS WebDesk auch eine umfassende Stammdatenverwaltung. Hier lassen sich Nutzer, Abteilungen, Standorte und Paketdienstleister zentral verwalten und bei Bedarf unkompliziert anpassen. Darüber hinaus ermöglicht der WebDesk eine feingliedrige Rechtevergabe, mit der individuelle Benutzerrollen definiert werden können. So behalten Administratoren jederzeit die Kontrolle darüber, wer welche Daten einsehen oder bearbeiten darf – ein wichtiger Aspekt für Datenschutz und Nachvollziehbarkeit im Unternehmensumfeld.

Paketschränke: Flexible Übergabe rund um die Uhr

Ein weiterer Vorteil der COSYS Lösung ist die Integration von Paketschränken. Diese Schränke dienen als sichere Übergabepunkte für interne Sendungen, die nicht persönlich zugestellt werden können. Der Zusteller scannt das Paket, legt es in ein freies Fach und schließt dieses. Der Empfänger erhält automatisch eine Benachrichtigung mit einem Abholcode oder QR-Code, mit dem er das Fach zu jeder Zeit öffnen kann.

Diese Lösung eignet sich besonders gut für Unternehmen mit mehreren Gebäuden, flexiblen Arbeitszeiten oder Schichtbetrieb. Die Übergabe wird damit nicht nur effizienter, sondern auch kontaktlos und sicher.

Transparente Prozesse durch COSYS Prozessdatenanalyse

Neben der reinen Zustellfunktion bietet die COSYS Software eine umfangreiche Prozessdatenanalyse (PDA), die tiefgehende Einblicke in die Effizienz der Postprozesse liefert. Verschiedene Kennzahlen (KPIs) können über ein Web-Dashboard abgerufen werden und helfen dabei, Optimierungspotenziale zu identifizieren:

• Durchlaufzeiten
  Use Case: Ein Unternehmen möchte wissen, wie lange interne Sendungen durchschnittlich von der Annahme bis zur Zustellung benötigen. Die Analyse zeigt Schwachstellen auf, z. B. in bestimmten Gebäudeteilen oder Tageszeiten, sodass gezielt Maßnahmen zur Beschleunigung eingeleitet werden können.
• Top-Empfänger
  Use Case: Die Auswertung zeigt, welche Abteilungen oder Personen am häufigsten Pakete empfangen. Diese Information hilft, zentrale Abholstationen gezielt zu platzieren oder Zustellrouten effizienter zu planen.
• Beschädigungsquote
  Use Case: Wird ein hoher Anteil beschädigter Sendungen festgestellt, kann die Software aufzeigen, wann und wo diese Schäden auftreten. Beispielsweise lässt sich ermitteln, ob bestimmte Dienstleister häufiger beschädigte Pakete liefern oder ob es interne Schwachstellen gibt.
• Zustellung nach KEP-Dienstleister
  Use Case: Die Analyse gibt einen Überblick über alle zugestellten Pakete nach Dienstleister – etwa DHL, UPS, Hermes oder DPD. So lassen sich Vergleichswerte zu Zustellgeschwindigkeit, Pünktlichkeit oder Beschädigungsquote heranziehen, um langfristig bessere Entscheidungen bei der Auswahl der Dienstleister zu treffen.

Diese Auswertungen sind nicht nur aufschlussreich, sondern auch lösungsorientiert. Sie helfen Unternehmen, ihre internen Prozesse kontinuierlich zu verbessern und fundierte Entscheidungen zu treffen – datenbasiert und zielgerichtet.

Fazit: Moderne Hauspost mit COSYS Software

Die COSYS Software für interne Postverteilung bietet eine ganzheitliche Lösung, die weit über eine einfache Sendungsverfolgung hinausgeht. Sie unterstützt Unternehmen dabei, ihre internen Logistikprozesse zu digitalisieren, zu analysieren und zu optimieren. Durch die Nutzung moderner MDE-Geräte und der intuitiven COSYS App wird jeder Arbeitsschritt erfasst und transparent gestaltet.

Zusätzliche Optionen wie Paketschränke und der browserbasierte COSYS WebDesk machen die Verwaltung und Nachverfolgung noch effizienter. Die Prozessdatenanalyse liefert dabei wertvolle Erkenntnisse, mit denen Unternehmen ihre Postprozesse nachhaltig verbessern können.

Ob in großen Konzernen oder mittelständischen Unternehmen: Mit COSYS sichern Sie sich eine zukunftssichere Lösung für die interne Postverteilung. Sie schaffen die Grundlage für moderne, digitale Logistikprozesse im eigenen Haus.