Datenaustausch per EDI – einfach erklärt

Vorteile für den Austausch mittels EDI

Durch die standardisierten Formate, einer Einigung auf ein einheitliches Datenformat zwischen Geschäftspartnern, können Daten maschinenlesbar und verständlich untereinander ausgetauscht und verarbeitet werden.

Unter Berücksichtigung des automatisierten Datenausaustausches können Geschäftsprozesse um ein Vielfaches beschleunigt werden. Bspw. kann man beim Versenden von Material, sofort nach Erhalt der Übermittlung seines Lieferanten in seinem eigenen ERP-System sehen, wann das georderte Material in seinem Unternehmen angeliefert wird. Damit ist eine verlässliche Disposition oder Produktion planbarer, um Liefertermine gegenüber eigener Kunden einhalten zu können.

Anstatt Dokumente per Post oder E-Mail zu versenden oder fehlerhaft manuell Daten einzugeben, kann durch EDI die Verlässlich- und Verfügbarkeit der Daten optimiert und eine Kosteneinsparung erreicht werden.

Verschiedene Nachrichtenstandards in unterschiedlichen Branchen

Es gibt unterschiedlichste Nachrichtenstandards, die von verschiedenen Organisationen festgelegt wurden. Zu den bekanntesten gehören:

EDIFACT – welche von den Vereinten Nationen verantwortet wird und daher Branchenneutral ist,

VDA – durch den Standard der deutschen Automobilindustrie,

ODETTE – für den Standard der europäischen Automobilindustrie oder

EANCOM – für den Standard der europäischen Retail-Branche

Welcher Standard daher für ihr Unternehmen geeignet ist, liegt also unter anderem an der Branche und ihren Geschäftspartnern, sowie den zu nutzenden Übertragungsprotokollen, welche ebenfalls von Anforderungen ihres Partners oder dem Sicherheits-/Integrationsgrad abhängig sind.

Welche Arten des Datenaustausch gibt es?

Natürlich gibt es auch für die Art des Datenaustausches verschiedenste Möglichkeiten:

• Eine Anbindung per WEB-EDI – bietet den Vorteil, interaktiv über ein Web-Frontend und oft ohne lokale Software, Daten auszutauschen
• Anbindung über eine Middleware oder eine VAN (Value Added Network) – hier werden die Daten über ein sicheres Netz eines Drittanbieters übermittelt, bspw. ERP->VAN->ERP oder aber auch ERP->Middleware->VAN->ERP
• Eine Direkte EDI oder Punkt-zu-Punkt Verbindung zwischen zwei Systemen ist natürlich auch möglich

Unterscheidung der EDI-Verbindung in ECC und S/4HANA

Im ECC wird die EDI-Verarbeitung mit dem IDOC-Format (Intermediate Document), welches ein standardisiertes Datenformat innerhalb des SAP-Umfeld darstellt, verarbeitet. Es dient dazu, die per EDI empfangenen Daten aus dem empfangenen Format per Mapping in die jeweiligen korrespondierenden Objekte des SAP® zu übertragen, um die Verarbeitung der Daten zu gewährleisten. Dieses erfolgt ebenfalls bidirektional beim Versenden aus dem ECC an andere Systeme.

Im S/4HANA kann weiterhin die EDI-Verarbeitung mittels IDOC erfolgen, allerdings kann zusätzlich die Anbindung über API’s (Application Programming Interfaces) realisiert werden, was eine moderne Alternative oder Ergänzung darstellt und ein hohes Maß an Investitionsschutz für bestehende Anbindungen gewährleistet.

Middleware und Monitoring

Im privaten Bereich kann man heute über unterschiedlichste Applikationen untereinander kommunizieren und dabei immer seinen Nachrichtenverlauf, das Senden und Empfangen eben jener Nachrichten überwachen. Daher benötigt man natürlich auch im EDI-Umfeld eine solche Überwachung, um fehlerhafte Verbindungen schnell und einfach zu beheben.

Sollte man sich nicht über eine direkte EDI-Verbindung zu einem Geschäftspartner anbinden können – dort wäre dann das Monitoring in einem ERP-System über den Idoc-Monitor möglich – benötigt man die schon bereits erwähnte Middleware, um die Datenübertragung sicherstellen und überwachen zu können. Die Middleware dient dabei als Service zwischen Geschäftspartnern, um ihre Geschäftsprozesse versenden und empfangen zu können, wodurch der flexible Nachrichtenfluss auch als Process Integration (PI) bezeichnet wird. Grundlegende Funktionen der Middleware teilen sich wie folgt auf:

• Transformation: Das Aufbereiten von Nachrichten vor oder nach der Übermittlung an oder von Geschäftspartnern, um die Nachrichten in das gewünschte Zielformat per Mapping zu transferieren
• Routing: Konfigurierbare Möglichkeit, um Nachrichten an einen oder mehrere Empfänger zu konfigurieren
• Workflows: Übersicht über die einzelnen Schritte beim Empfangen / Versenden von Nachrichten
• Connectivity: Per Protokoll oder Adapter kann mit unterschiedlichsten Systemen kommuniziert werden
• Monitoring: Als Teil des Nachrichtenflusses ist es sichtbar welche Nachrichten, Protokolle oder Übermittlungen fehlerhaft sind, um entsprechende Maßnahmen einzuleiten.

Speziell das Monitoring des Nachrichtenflusses kann auf unterschiedlichste Prozessstörungen in der Kommunikation hinweisen.

Es kann z. B. vorkommen, dass die verwendeten Sicherheitszertifikate zum Verschlüsseln der Nachrichten nicht mehr aktuell sind und daher keine Nachrichten mehr ausgetauscht werden können. Es kann auch passieren, dass zwar im Monitor eine Nachricht als versendet oder aber empfangen gekennzeichnet wird, allerdings der Inhalt nicht mehr dem verabredeten Datenformat entspricht. Im schlechtesten Fall führt das zu unklaren, dispositiven Parametern auf einer Seite oder aber zu einer Gefährdung der Weiterverarbeitung der gelieferten Materialien, da z.B. die übermittelten ASN-Daten (Advanced Shipping Notice) nicht automatisch verarbeitet werden können. Dies erfordert dann z.B. das Anpassen des vorhandenen Mappings oder aber das Transferieren auf ein anderes Übermittlungsformat.

Fazit

Durch eine geplante, strukturierte und optimierte Einführung von EDI-Verbindungen, kann effizienter, schneller und mit manuell weniger Aufwand z.B. die Übertragung der logistischen Daten gewährleistet werden, was sich positiv auf den Arbeitsalltag auswirken wird.

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