Jetzt an die Jahresinventur denken: So stellt der Einzelhandel die Weichen für einen reibungslosen Stichtag

Filialleiter und Inventurverantwortliche in Handelsketten stehen vor derselben Aufgabe: viele Standorte, ein enges Zeitfenster und der Anspruch, dass die Bestände am Ende korrekt im ERP System landen. Eine cloudbasierte Inventurlösung, die früh aufgesetzt wird, nimmt genau diesen Druck heraus.

Warum die Vorbereitung jetzt beginnt

Späte Planung ist im Einzelhandel der teuerste Fehler der Inventur. Wer erst im vierten Quartal startet, trifft auf knappe Ressourcen und wenig Spielraum. Frühzeitig lassen sich dagegen die Grundlagen in Ruhe schaffen:

Artikelstamm aufbereiten: Ein gepflegter Stamm ist die Voraussetzung dafür, dass jeder Scan sofort validiert wird. Karteileichen und Dubletten lassen sich vorab bereinigen.

ERP Anbindung klären: Der Weg, auf dem Stammdaten importiert und Bestände am Ende zurückgeschrieben werden, sollte vor dem Stichtag feststehen.

Technik und Methode festlegen: Ob Smartphones oder Leihgeräte, ob klassische Stichtagsinventur oder verlegtes Verfahren, diese Entscheidungen brauchen Vorlauf.

Vom Artikelstamm bis zum Bestandsexport in einer Lösung

Die COSYS Inventur App mit Cloud digitalisiert den gesamten Erfassungsprozess. Seit über 30 Jahren begleitet COSYS Inventuren im DACH Raum in Lager, Produktion und Einzelhandel. Mitarbeitende erfassen Artikel per Barcodescan, wahlweise auf professionellen MDE Geräten oder auf Android und iOS Smartphones. Jeder Scan wird direkt auf dem Gerät gegen die synchronisierten Stammdaten geprüft, was Fehleingaben reduziert. Die Inventur App arbeitet auch offline und synchronisiert die Daten automatisch, sobald wieder eine Netzverbindung besteht.

Alle Daten fließen im COSYS WebDesk als Cloud Backend zusammen. Von dort lassen sie sich für das führende Warenwirtschaftssystem in gängigen Formaten wie CSV, Excel, XML, TXT und PDF bereitstellen. Der Stammdatenimport zu Beginn und der Bestandsexport am Ende bilden damit die beiden Enden eines durchgängigen Prozesses ohne manuelle Zwischenschritte. Standardmäßig erfolgt der Datenaustausch per Dateiimport und Export. Für Systeme wie SAP, Advarics oder Prohandel stehen flexible Schnittstellen und API Anbindungen zur Verfügung.

Da die Lösung cloudbasiert bereitgestellt wird, entfällt eine aufwendige lokale Serverinstallation. Der Einstieg gelingt durch vorkonfigurierte Standards rasch und effizient, ein entscheidender Vorteil bei nahenden Stichtagen.

Eigene Geräte oder Leihset je nach Bedarf

Nicht jede Filiale verfügt über ausreichend eigene Erfassungsgeräte. Für Bedarfsspitzen zum Inventurtermin lassen sich MDE Geräte als Leihset mieten, sodass jede Filiale zum Stichtag optimal ausgestattet ist. Die Leihgeräte werden einsatzbereit geliefert und über das COSYS MDM zentral verwaltet.

Für den Einstieg in die Software nennt COSYS transparente Richtwerte: Die Inventur App Basis inklusive WebDesk und Cloud Startpaket beginnt bei 58,00 € pro Monat. Erweiterte Funktionsumfänge wie Erst- und Zweitzählung, Pfanderfassung oder Serien- und Chargennummernerfassung sind als zusätzliche Module erhältlich. So lässt sich der Leistungsumfang gezielt an die Anforderungen der eigenen Filialstruktur anpassen.

Wer jetzt startet, zählt zum Jahresende entspannter

Ein reibungsloser Stichtag ist das Ergebnis frühzeitiger Planung. Wer Artikelstamm, ERP Anbindung und Hardware rechtzeitig aufsetzt, verwandelt die Jahresinventur von einer Ausnahmesituation in einen strukturierten Prozess. Die COSYS Inventur App mit Cloud liefert dafür die verlässliche Grundlage vom ersten Stammdatenimport bis zum finalen Bestandsexport.

Sie planen Ihre Jahresinventur? Fordern Sie eine unverbindliche Beratung zur COSYS Inventurservice an, inklusive Leihgeräte und ERP Anbindung. Alternativ testen Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo App für Android und iOS.