Werden Aufträge auf Papier oder mit manuellen Listen zusammengestellt, können Artikel verwechselt, Mengen falsch erfasst oder Informationen unvollständig dokumentiert werden. Bei Arzneimitteln sind zusätzlich Charge und Mindesthaltbarkeits- beziehungsweise Verfalldaten relevant.
Wie Aufträge mobil und geführt zusammengestellt werden
Mit der COSYS Apotheken Software lässt sich die Kommissionierung mobil und auftragsbezogen durchführen. Mitarbeitende scannen die vorgesehenen Artikel mit einem MDE-Gerät oder Smartphone und gleichen die Erfassung mit dem hinterlegten Auftrag ab.
Abweichungen zwischen Auftrag und erfasstem Artikel werden dadurch bereits während der Kommissionierung sichtbar und können direkt geprüft werden.
COSYS unterstützt außerdem Chargen-, Seriennummern- und MHD-Erfassung. Mindesthaltbarkeitsdaten sowie Chargen können je nach Prozess auch per OCR erfasst werden. Dadurch lassen sich diese Informationen direkt in die mobile Erfassung einbeziehen und hinsichtlich des vorgesehenen Auftrags kontrollieren.
Eine geführte Benutzeroberfläche unterstützt zudem einheitliche Abläufe, insbesondere wenn unterschiedliche Mitarbeitende Kommissionieraufträge bearbeiten.
Warum digitale Kommissionierung die Nachvollziehbarkeit verbessert
Bei einer mobilen Erfassung entstehen die Daten direkt während der Bearbeitung des Auftrags. Artikel, Mengen, Chargen und weitere Erfassungsinformationen stehen anschließend digital für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.
Abhängig von der Prozesskonfiguration können zusätzlich Benutzer- und Zeitinformationen mit den Bewegungsdaten verbunden werden. Dadurch lässt sich später besser nachvollziehen, wann und im Rahmen welchen Auftrags eine Position bearbeitet wurde.
Für Prozesse, bei denen auch die Übergabe dokumentiert werden soll, bietet COSYS ergänzende Möglichkeiten zur Foto- und Unterschriftenerfassung. Diese Funktionen können abhängig vom konkreten Botendienst- oder Auslieferungsprozess eingebunden werden.
Wie die Kommissionierung mit Bestandsführung und ERP zusammenspielt
Die Kommissionierung steht nicht isoliert. COSYS bietet innerhalb seiner Plattform unter anderem Wareneingang, Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung, Bestandsabfrage, Retouren und Inventur.
Dadurch können mehrere Warenprozesse auf einer gemeinsamen Datenbasis aufgebaut werden. Bestehende Warenwirtschafts- und ERP-Systeme lassen sich über geeignete Schnittstellen anbinden.
Aufträge und Bewegungsdaten können abhängig von der Systemlandschaft online oder gesammelt übertragen werden. So können bereits kommissionierte Mengen bei der weiteren Bestandsverarbeitung berücksichtigt werden, anstatt Informationen separat zwischen verschiedenen Systemen übertragen zu müssen.
Gerade für Filial-, Versand- und Krankenhausapotheken mit mehreren Lagerbereichen oder parallelen Aufträgen schafft das eine strukturierte Grundlage für durchgängige Warenprozesse.
Warum die Kommissionierung ein sinnvoller Einstieg sein kann
COSYS verfolgt einen modularen Ansatz. Apotheken müssen nicht sämtliche Prozesse gleichzeitig digitalisieren, sondern können mit einem klar abgegrenzten Ablauf wie der Kommissionierung beginnen.
Später lässt sich die Lösung beispielsweise um Warenannahme, MHD-Kontrolle, Bestandsabfrage, Umlagerung oder Inventur erweitern. Zum Gesamtkonzept gehören außerdem COSYS WebDesk, passende Scanner und MDE-Geräte, MDE-Services sowie Mobile Device Management.
Fazit
Mobile Kommissionierung hilft Apotheken dabei, Aufträge strukturiert zu bearbeiten und Artikel, Mengen sowie Chargen direkt während der Zusammenstellung digital zu erfassen. Abweichungen werden früher sichtbar, während die erfassten Daten gleichzeitig für nachgelagerte Prozesse zur Verfügung stehen.
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Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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