Facility Management neu gedacht: Effizienter & smarter mit COSYS

So auch in einem Bürokomplex mit mehreren Unternehmen und täglichem Paket- und Materialumschlag. Das Facility Management-Team war für die komplette Versorgung mit Verbrauchsmaterialien, Werkzeugen, Reinigungsmitteln sowie die Verteilung interner Hauspost zuständig – und stand dabei vor einer Vielzahl operativer Herausforderungen.

Die Herausforderungen im Überblick

• Hoher Zeitaufwand bei der manuellen Paketverteilung
• Fehlende Transparenz über Zustellzeitpunkt und -ort
• Keine dokumentierten Nachweise bei Material- und Werkzeugausgaben
• Keine zentrale Übersicht über Lagerbestände und Verbräuche
• Unklare Prozesse bei Engpässen, Rückgaben oder Nachbestellungen

Die Lösung: Digitale Inhouse Logistik mit COSYS Software & Smart Locker

Mit der Einführung der COSYS Inhouse Lösung wurde die komplette interne Logistik grundlegend transformiert. Die Kombination aus mobiler Software, MDE-Geräten wie dem Honeywell CT37, der COSYS Paketmanagement-Software und intelligenten Smart Lockern ermöglichte eine durchgängige, digital gesteuerte Abwicklung aller Abläufe – schnell, flexibel und jederzeit nachvollziehbar.

Digitales Paketmanagement

Schon bei der Annahme eines Pakets wird dieses per MDE-Gerät (z.B. Honeywell CT37 oder Zebra TC22/TC27) und COSYS Software gescannt und automatisch dem Empfänger im System zugewiesen – samt Abteilung und Etage. Bei der Übergabe wird die Zustellung digital quittiert, optional mit Foto- oder Unterschriftenerfassung. Alternativ kann das Paket auch kontaktlos in einen COSYS Smart Locker eingelagert werden. Der Empfänger erhält automatisch eine Benachrichtigung samt Abholcode und entnimmt seine Lieferung flexibel und ohne Personalbindung.

Lagerverwaltung & Materialfluss

Verbrauchsmaterialien wie Toner, Werkzeuge oder Putzmittel werden im COSYS System erfasst, inklusive Mindestbeständen und Lagerort. Mitarbeitende entnehmen Artikel per Scan, Rückgaben oder defekte Teile lassen sich ebenfalls dokumentieren. Bei Erreichen definierter Schwellen werden automatisch Nachbestellungen ausgelöst. Auch mobil lassen sich Materialverbräuche direkt vor Ort erfassen – ideal für Techniker und Facility-Mitarbeiter im Einsatz.

COSYS Smart Locker als Dreh- und Angelpunkt

Die Smart Locker – zentral auf Etagen oder im Eingangsbereich installiert – ermöglichen eine 24/7-Abholung von Materialien, Werkzeugen oder Sendungen. Zugriff erfolgt per QR-Code, Transponder oder PIN. Die Übergabe ist nicht nur sicher, sondern auch lückenlos dokumentiert. Rückgaben oder Tauschvorgänge (z.B. bei defektem Material) lassen sich genauso komfortabel abwickeln – ganz ohne Wartezeit oder manuelle Abstimmungen.

Intelligente Datenanalyse: Aus Daten wird Steuerung

Ein entscheidender Vorteil der COSYS Lösung ist die umfassende Analysefähigkeit im COSYS WebDesk. Über Dashboards und Auswertungen lassen sich Paketverweildauern, Lagerbewegungen, Fachbelegungen der Smart Locker oder Nutzungsfrequenzen pro Abteilung in Echtzeit nachvollziehen. So erkennen Facility Manager Engpässe frühzeitig, können Lagerkapazitäten besser planen und gezielt auf Nutzungsverhalten reagieren. Die Daten bilden eine solide Basis für strategische Entscheidungen – etwa zur Erweiterung des Lagers oder zur Umverteilung von Zuständigkeiten.

Fazit: Weniger Aufwand, mehr Übersicht – mit COSYS

Durch den Einsatz der COSYS Inhouse Software und Smart Locker Technologie konnte der gesamte logistische Aufwand im Bürokomplex deutlich reduziert werden. Pakete und Materialien gelangen schneller und sicherer zum Ziel, Mitarbeitende werden durch automatisierte Prozesse entlastet, und das Management profitiert von maximaler Transparenz und Kontrolle.

COSYS macht Facility Management nicht nur effizienter, sondern auch smarter – digital, mobil und skalierbar.
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