Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung

Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung: KI trifft auf E-Rechnungspflicht

Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen hat sich durch die Digitalisierung erheblich verändert. Insbesondere die Integration von KI-Technologien in Microsoft Dynamics 365 ermöglicht es Unternehmen, ihre Kreditorenrechnungen effizienter und genauer zu verarbeiten und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht zu erfüllen. Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations (D365 FO) bietet hier eine umfassende Lösung, die sowohl die Automatisierung durch KI als auch die Erfüllung der E-Rechnungspflicht integriert.

Microsoft Dynamics 365 Invoice Capture: Effizienz durch KI und Automation

Ein besonders leistungsstarkes Tool in diesem Zusammenhang ist das Microsoft Dynamics 365 Feature Invoice Capture. Diese Lösung verbessert die Effizienz und Genauigkeit der Eingangsrechnungserfassung durch fortschrittliche künstliche Intelligenz und Automatisierungstechnologien.

Die Schritte und technischen Komponenten der Rechnungserfassung in Microsoft Dynamics 365:

Der Prozess beginnt beim Rechnungseingang, wobei Dokumente über E-Mail, EDI, Web-Formulare oder physische Kanäle empfangen werden. Anschließend werden die Dokumente gescannt und die Daten mithilfe von optischer Zeichenerkennung (OCR-Technologie) extrahiert, um die relevanten Informationen in ein strukturiertes Format umzuwandeln. Die extrahierten Daten werden einer Datenvalidierung und Fehlerbehebung unterzogen, bei der durch Machine Learning und Natural Language Processing (NLP) Anomalien erkannt und entweder automatisch korrigiert oder zur manuellen Überprüfung markiert werden. Nach der Validierung werden die Daten zur Erstellung der Eingangsrechnung automatisch in D365 FO importiert. Abschließend erfolgt die Verbuchung der Eingangsrechnung, die je nach Konfiguration entweder manuell geprüft oder direkt automatisiert durchgeführt wird. Diese umfassende Technologie- und Prozessintegration ermöglicht eine präzise, effiziente und automatisierte Rechnungsverarbeitung.

Vorteile des KI-gestützten Invoice Capturing mit Microsoft Dynamics 365

1. Schnellere Abschlüsse
   Monats- und Jahresabschlüsse werden durch automatisierte Rechnungsverarbeitung und zeitnahe Datenbereitstellung erheblich beschleunigt.
2. Effiziente Klärung offener Posten
   Automatisierte Prozesse ermöglichen eine schnelle Identifizierung und Bearbeitung offener Posten.
3. Fehlervermeidung und Kosteneinsparung
   Vermeidung von Dubletten und beschleunigte Kontierung, Reduktion manueller Fehler und Senkung der Bearbeitungskosten.
4. Optimierung der Skonto-Nutzung
   Die schnelle Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht die Nutzung von Skonti, was zu Kosteneinsparungen führt.
5. Transparenz und verbesserte Kontrolle
   Die Zentralisierung der Rechnungsprozesse und die zeitnahe digitale Ablage verbessern die Übersicht und vereinfachen die Überwachung von Freigabeworkflows.
6. Erhöhte Auskunftsfähigkeit
   Eine strukturierte und transparente Dokumentation unterstützt eine bessere Auskunftsfähigkeit gegenüber Finanz- und Wirtschaftsprüfungen.
7. Automatisierte Datenerfassung
   Erkennung und Abgleich von Stammdaten sowie die automatisierte Prüfung auf Richtigkeit reduzieren manuelle Eingriffe und gewährleisten Genauigkeit.

E-Rechnungspflicht: Gesetzliche Anforderungen und Vorteile

Mit der fortschreitenden Digitalisierung gewinnt die elektronische Rechnungsstellung immer mehr an Bedeutung. Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Ab 2027 tritt eine weitere Regelung in Kraft, die auch den Versand elektronischer Rechnungen vorschreibt. Ziel dieser Neuerung ist es, den Rechnungsprozess zu modernisieren und die Effizienz zu steigern. Microsoft Dynamics 365 unterstützt diese Anforderungen durch die nahtlose Integration elektronischer Rechnungsformate und -prozesse. E-Rechnungen können erzeugt und gelesen werden. E-Rechnungs-Formate wie z. B. XRechnung, PEPPOL und UBL sind im Standard enthalten.

Vorteile der E-Rechnungspflicht

• Rechtskonformität: Sicherstellung der gesetzlichen Anforderungen und Vermeidung von Strafen oder Verzögerungen.
• Effizienzsteigerung: Schnellere Verarbeitung und Bearbeitung von Rechnungen verbessern die Liquiditätsplanung.
• Kostenersparnis: Weniger Papierdokumente und manuelle Eingaben senken die Betriebskosten und den administrativen Aufwand.

Fazit

Die KI-gestützte Automatisierung der Rechnungsverarbeitung in Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations revolutioniert die Art und Weise, wie Eingangsrechnungen erfasst und verarbeitet werden. Durch die Integration von OCR-, NLP- und ML-Technologien sowie die Erfüllung der E-Rechnungspflicht können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse optimieren, Kosten senken und sowohl die Kunden- als auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Nutzen Sie diese fortschrittliche Technologie, um Ihre Rechnungsverarbeitung effizienter, genauer und gesetzeskonform zu gestalten.