Was ist ein Background Check? Definition, Ablauf und Rechtsgrundlage für Unternehmen in Deutschland

Rechtlich ist ein Background Check in Deutschland kein freier Raum: Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Beschäftigungskontext richtet sich vor allem nach § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Verbindung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Nur was für die Entscheidung über ein Beschäftigungsverhältnis tatsächlich erforderlich ist, darf erhoben und geprüft werden. 

Welche Prüfmodule ein Background Check typischerweise umfasst 

Der Begriff „Background Check" beschreibt kein einzelnes, standardisiertes Verfahren, sondern einen Baukasten aus einzelnen Prüfmodulen, die je nach Position kombiniert werden. Zu den gängigsten gehören: 

• Identitätsverifizierung anhand amtlicher Dokumente 

• Auszug aus dem Führungszeugnis beziehungsweise Strafregister 

• Verifizierung von Ausbildungs- und Arbeitszeugnissen 

• Prüfung beruflicher Referenzen bei früheren Arbeitgebenden 

• Abgleich mit Sanktions- und PEP-Listen 

• Prüfung finanzieller Integrität, etwa bei Positionen mit Zugriff auf Unternehmensfinanzen 

• Recherche öffentlich zugänglicher Quellen (OSINT) bei besonders sensiblen Rollen 

Nicht jede Position benötigt jedes Modul. Eine Position mit Zugriff auf Finanzsysteme oder kritische Infrastruktur rechtfertigt eine tiefere Prüfung als eine Rolle ohne Zugriff auf sensible Daten. 

Rechtsgrundlage: Was in Deutschland gilt 

Für Unternehmen in Deutschland ist § 26 BDSG die zentrale Rechtsgrundlage für Background Checks im Beschäftigungskontext. Die Vorschrift erlaubt die Verarbeitung von Beschäftigtendaten, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Ergänzend kann eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person als Rechtsgrundlage dienen, etwa wenn Prüfungen über das gesetzlich erforderliche Maß hinausgehen. 

Zwei Grundsätze gelten dabei durchgängig: Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit. Ein Unternehmen darf nur das prüfen, was für die konkrete Position tatsächlich relevant ist – ein pauschaler „Rundumcheck" für jede Stelle ist weder rechtlich sauber noch sinnvoll. Zudem gilt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG): Ergebnisse eines Background Checks dürfen nicht zu einer Diskriminierung aufgrund geschützter Merkmale führen. 

Wie ein Background Check in der Praxis abläuft 

Ein strukturierter Background Check folgt in der Regel vier Schritten: 

[*]Einstufung der Position nach ihrem Risikoprofil (Zugriff auf Daten, Finanzen, Systeme oder physische Standorte) 

[*]Einholung der Einwilligung der betroffenen Person 

[*]Durchführung der für die Position relevanten Prüfmodule durch einen spezialisierten Anbieter 

[*]Dokumentierte, nachvollziehbare Ergebnisübermittlung an das prüfende Unternehmen 

Dieser letzte Punkt ist in der Praxis besonders wichtig: Im Streitfall – etwa bei einer Auskunftsanfrage nach Art. 15 DSGVO oder einer AGG-Klage – muss ein Unternehmen belegen können, auf welcher Grundlage es seine Entscheidung getroffen hat. 

Worauf Unternehmen in Deutschland achten sollten 

Viele Unternehmen in Deutschland verlassen sich auf informelle Prüfungen – eine Internetsuche, ein Anruf bei einer früheren Arbeitsstelle, ein Blick ins Zeugnis. Das ersetzt keinen strukturierten Background Check: Informelle Prüfungen sind weder vollständig dokumentiert noch rechtssicher und bergen das Risiko, auf veraltete oder falsche Informationen hereinzufallen. 

Validatos Ansatz 

Validato bietet Unternehmen in Deutschland über 18 einzeln wählbare Prüfmodule, die sich je nach Risikoprofil der Position kombinieren lassen. Jede Prüfung erfolgt mit Einwilligung der betroffenen Person, auf Rechtsgrundlage nach § 26 BDSG und DSGVO-konform dokumentiert. Validato ist nach ISO 27001 und ISO 27701 zertifiziert, verarbeitet Daten ausschließlich am Hauptsitz in Zürich und rechnet nach dem Pay-as-you-go-Prinzip ab – ohne Einrichtungs-, Jahres- oder Mindestgebühren. 

„Viele Unternehmen wissen gar nicht, dass ein Background Check kein Standardprodukt ist, sondern aus einzelnen Bausteinen besteht, die zur jeweiligen Position passen müssen. Genau das ist der Unterschied zwischen einer Prüfung, die nur beruhigt, und einer, die tatsächlich schützt." 

— Reto Marti, Managing Partner, Validato