Wer – wie – was? Wieso – weshalb – warum? Wer nicht fragt, …

Fast die Hälfte aller Kunden, die ein technisches Gerät reklamieren müssen, ist mit dem Reklamationsprozess des Herstellers unzufrieden: der Ablauf ist zu kompliziert, der Servicemitarbeiter schlecht informiert und der Käufer wird mitunter wochenlang ohne konkrete Angaben zu seiner Retoure hängen gelassen. Die Frustration steigt und dieser Kunde wird hier bestimmt nicht mehr kaufen oder das Unternehmen gar weiterempfehlen. Doch unzufriedene Kunden lassen sich vermeiden und mit Hilfe von professionellem Reklamationsmanagement können aus dieser nachteiligen Situation sogar Vorteile für die Firma gezogen werden.

Hier hat sich die 8D-Methode als Modell etabliert: 8D steht für acht Disziplinen bzw. Prozessschritte, die bei der Abarbeitung einer Reklamation erforderlich sind. Im Fokus stehen hier zum einen Maßnahmen zur sofortigen Hilfe und zum anderen dauerhafte Problemlösungen. Dank eines definierten Prozesses können Schwachstellen identifiziert und behoben werden – so können die Kommunikation mit den Kunden, der Einkauf und die Produktion optimiert werden. Im Internet stehen zahlreiche Formulare zur Erstellung solcher 8D-Reports zum Download bereit, doch der bürokratische Aufwand ist weiterhin sehr hoch.

Das Reklamationsmodul der Baumann Computer GmbH kann als umfangreiches und flexibles Werkzeug die Arbeit hier deutlich erleichtern. Diese Erfahrung bestätigt die BR-Elektronik GmbH aus Donauwörth. Das Unternehmen fertigt seit über 25 Jahren Kabel, Mechanikteile, Baugruppen und komplette elektronische Geräte – auch für Industrie und Forschung. Für den Leiter des Qualitätsmanagements, Thomas Kolb, ist es sehr wichtig, dass die Kunden die BR-Elektronik GmbH als verlässlichen Lieferanten und Partner wahrnehmen. Bereits seit 2014 wird dort mit der Software für das Reklamationsmanagement gearbeitet – geändert hat sich seitdem einiges. „Seit der Einführung des Reklamationsmoduls der Firma Baumann Computer GmbH hat sich in unserem Haus der Aufwand für die Bearbeitung der Reklamationen deutlich verringert. Nicht nur die Erstellung der 8D-Reporte für unsere Kunden, sondern auch die statistische Auswertung der Aufwendungen für Reklamationen ist für uns hierbei von entscheidendem Vorteil“, beschreibt Kolb die Arbeitsentlastung durch das Modul.


Das Reklamationsmodul erleichtert die Abarbeitung von Reklamationen und macht diese durch die detaillierte Verwaltung, die schnelle Bearbeitung, umfangreiche Auswertungen, eine flexible Layoutgestaltung, ausführliche Berichte, den standardisierten 8D-Report und die vollständige Integration in das Warenwirtschaftssystem WWSBAU zum Kinderspiel.

Vollständige Anbindung an WWSBAU
Das Reklamationsmodul erweitert die Baumann Warenwirtschaftssoftware WWSBAU um ein effizient und einfach zu bedienendes Zusatzmodul. Durch den unkomplizierten Datenaustausch zwischen beiden Programmen können in kürzester Zeit neue Reklamationsanfragen bearbeitet werden. Beispielsweise können Daten aus Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen aus WWSBAU direkt in das Reklamationsmodul übernommen werden.

Detaillierte Verwaltungsmöglichkeiten
Das Reklamationsmodul hält für jeden Anwendungszweck die passenden Einstellungen bereit. Die Verwaltung bietet die Möglichkeit, Fehlertypen, Fehlerursachen und Gegenmaßnahmen festzulegen. Das integrierte Übersichtsfenster zeigt Details, wie zum Beispiel den Waren- und Bearbeitungsstatus einer Reklamation, an. So erkennt man auf einen Blick, welcher Vorgang aktuell bearbeitet wird. Mit der Verwaltung verschiedener Teams können spezielle Personengruppen für die Bearbeitung einer Reklamation festgelegt werden.

Ausführliche Berichte
Mit der Berichte-Funktion kann man sich umfassende Informationen und Auswertungen zu vorliegenden Reklamationen anzeigen lassen. Man sieht auf einen Blick alle Reklamationen, beanstandete Artikel, Kosten einzelner Abteilungen, Verantwortlichkeiten sowie Fehler und Fehlermengen. Alle Daten lassen sich beliebig filtern, sortieren und anordnen – ganz nach den Anwenderwünschen.

8D-Report
Mit Hilfe des 8D-Reports können alle wichtigen Daten im Rahmen des Qualitätsmanagements protokolliert und an Kunden und Lieferanten übergeben werden. Alle Angaben werden dabei automatisch aus der Reklamation in das Formular übernommen. Zudem lässt sich der Report auch in ein Excel-Dokument exportieren. Das Reklamationsmodul unterstützt den Anwender damit optimal während des Problemlösungsprozesses.

Weitere Informationen zum BAUMANN Reklamationsmodul stehen auf www.baumanncomputer.de oder telefonisch unter 07361/46000 zur Verfügung.

Über die BAUMANN Software GmbH

BAUMANN Computer ist seit 40 Jahren erfolgreich auf dem Softwaremarkt tätig. Das süddeutsche Softwarehaus hat sich neben der Entwicklung von ERP-Standardsoftware auch auf Beratung, Systemanalyse, Zeitwirtschaft und Sonderprogrammierung spezialisiert. Die Spezialisten aus den Bereichen der Fachinformatik und dem Wirtschaftsingenieurwesen kümmern sich um die Weiterentwicklung und die Betreuung der Software-Editionen WWSBAU Warenwirtschaft für Handel und Industrie sowie der Financial Edition mit FIBAU Finanzbuchhaltung, KOBAU Kostenrechung/Controlling und ANBAU Anlagenrechnung. Alle Programme stehen auch in der Cloud zur Verfügung. Groß geschrieben werden insbesondere die optimale Kundenbetreuung mit effektiver Einsatzunterstützung und kurzen Antwortzeiten bei der Hotline. Auf Wunsch wird ein Software-Leasing-Konzept vorgestellt, das die Dienstleistungen und ggfs. Individualprogrammierung beinhaltet.

Weitere Informationen und kostenlose Freeware-Versionen aller Editionen stehen auf der BAUMANN Computer-Homepage www.baumanncomputer.de bzw. der CRM-Homepage www.baumanncrm.de zur Verfügung.

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