Lösungen für das SAP-Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen

Mit Lösungen für das SAP-Dokumentenmanagement lassen sich auch im Gesundheitswesen Kosten senken und Prozesse automatisieren. Um das Dokumentenmanagement oder auch Enterprise Content Management (ECM) im Gesundheitswesen zu optimieren bietet sich – falls noch nicht geschehen – als erster Schritt die Digitalisierung der vorhandenen Papierdokumente an. Im Laufe der Jahre sammeln sich nämlich regelrechte Aktenberge an, die sehr aufwändig zu managen sind und viel Platz benötigen. Krankenkassen, Krankenhäuser, Medizinische Versorgungszentren, Altenheime und Rehakliniken können die digitalisierten Dokumente der verschiedenen Bereiche (patientenbezogen, kaufmännisch und administrativ) mit einem Dokumentenmanagementsystem einfach verwalten und Routineaufgaben durch Workflows automatisieren.

SAP-ECM im Gesundheitswesen: Patientenakten

Patientendokumente wie Arztbriefe, Rezepte, Abrechnungen, Berichte aber auch Befunde lassen sich in digitalen Patientenakten sammeln. Da viele Kliniken SAP nutzen, ist es naheliegend dieses bereits vorhandene System um nützliche SAP-Zusatzsoftware für die Verwaltung von Patientenakten zu erweitern. Die tiefe Integration der Patientenakte in das SAP-System hat den Vorteil, dass alle Dokumente zu einem bestimmten Patienten an einem Ort gesammelt sind und berechtigte Nutzer von jedem Ort aus über SAP oder die SAP-Web-Oberfläche auf die eAkten zugreifen können.


Bereits in SAP hinterlegte Berechtigungen lassen sich dazu nutzen, um festzulegen, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Akten bzw. Aktenbereiche erhält. Somit lassen sich die vertraulichen Patientendaten optimal vor unberechtigten Zugriffen schützen. Neue Patienten-Dokumente lassen sich außerdem direkt in die Patientenakte scannen oder via Drag&Drop der eAkte hinzufügen.

Mit den Daten aus den Bewohner- und Patientenakten können dank der bidirektionalen Office-Integration auch automatisch Serienbriefe erstellt oder eingehende E-Mails automatisch der entsprechenden Patientenakte zuordnet werden.
Mit der inPuncto SAP-Add-on-Software für Patientenakten lassen sich die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen technisch-organisatorisch, standortübergreifend und datenschutzkonform realisieren, sodass eine lückenlose medizinische Dokumentation möglich ist. Ärztliche Aufzeichnungen und Befunde müssen teilweise bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden, um beispielsweise den Auskunftsrechten der Patienten nachzukommen, Versicherungsanfragen z. B. im Hinblick auf die Berufsunfähigkeit zu beantworten oder zur Klärung zivilrechtlicher Ansprüchen eines Patienten gegen seinen Arzt hinzugezogen zu werden.

SAP-Dokumentenmanagement: Administrative Verwaltung von Gesundheitseinrichtungen

Wie in allen anderen Branchen müssen auch im Gesundheitswesen E-Mails bearbeitet, Bestellungen getätigt, Personal verwaltet und Rechnungen erstellt und bezahlt werden. Mit der inPuncto-Software für SAP lassen sich diese Prozesse z.B. für den Einkauf, das Personalmanagement oder das Rechnungswesen von Krankenkassen, Krankenhäusern und Kliniken automatisieren. Sowohl SAP-User als auch Nicht-SAP-User können für die Prozesse einen einheitlichen Workflow nutzen.

Personalmanagement mit SAP

Ebenso wie die Patientenakte lässt sich auch die Personalakte für das Personalmanagement im Gesundheitswesen in das bereits vorhandene SAP-System integrieren. Eingehende E-Mails können z.B. anhand der Personalnummer direkt aus Outlook in SAP übertragen werden und auch Mitarbeiterbriefe oder andere Massendokumente lassen sich aus den SAP-Daten mit wenigen Klicks erstellen. Personaldokumente können entweder via Drag&Drop oder Scan einer Personalakte hinzugefügt werden. Die sensiblen Personalakten sind dank der in SAP festgelegten Berechtigungen vor nichtautorisierten Zugriffen optimal geschützt.

Automatisierung von SAP-Workflows

Interessant für das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen ist auch die Automatisierung von Workflows zur Rechnungsbearbeitung, Freigabeworkflows von Banfen und Bestellungen sowie Lieferantenrechnungen. Dank der automatischen Auslesung der Dokumentdaten mit der inPuncto-OCR-Anwendung für SAP und dem Abgleich mit den vorhandenen SAP-Stammdaten werden Eingangsrechnungen (mit und ohne Bestellbezug) automatisch richtig zugeordnet und ggf. via Workflow zur endgültigen Freigabe an einen Sachbearbeiter bzw. Entscheider weitergeleitet.

SAP-Archivierung von Dokumenten

Zum SAP-ECM im Gesundheitswesen gehören natürlich auch die Archivierung von Rechnungen und die Archivierung von Lieferscheinen. Mit der inPuncto-Software für SAP ist die gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung der Dokumente sichergestellt. Um diese Dokumente miteinander zu verknüpfen und automatisch, halbautomatisch oder manuell zu archivieren gibt es verschiedenen Möglichkeiten: Lieferscheine können beispielsweise zunächst abgelegt und später beispielsweise mit dem Barcode-Verfahren oder der Transaktion OAWD erfasst und dem entsprechenden Business-Objekt zugeordnet werden. Es gibt auch die Möglichkeit Lieferscheine abzulegen, direkt zu erfassen und zuzuordnen oder Lieferscheine können zuerst einem Business-Objekt zugeordnet und anschließend abgelegt werden.

Fazit: Prozessoptimierung mit SAP-ECM im Gesundheitswesen lohnt sich

Durch das Dokumentenmanagement mit SAP lassen sich im Gesundheitswesen viele zeitraubende Prozesse in der administrativen Verwaltung automatisieren, Papieraktenberge minimieren und gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Patientendokumenten einhalten.

Wie die Lösungen von inPuncto in der Praxis genutzt werden, können Interessierte hier nachlesen: Referenzkunden Medizin, Pharma & Chemie.

Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-On-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität. Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen und es gibt eine Niederlassung in Heidelberg. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet. Inzwischen nutzen mehr als 500 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.

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