Apotheke digitalisieren vom Wareneingang bis zur Abholung

Wer seine Apotheke digitalisieren möchte, sollte deshalb nicht bei einzelnen Funktionen anfangen, sondern beim gesamten Warenfluss. Die COSYS Apotheken Software bildet genau diese operativen Prozesse modular ab und kann bestehende Warenwirtschafts- und ERP-Systeme über Schnittstellen ergänzen.

Digitalisierung beginnt bei der Warenannahme

Bereits beim Eintreffen einer Lieferung entstehen wichtige Daten. Artikel müssen kontrolliert, Mengen erfasst und anschließend dem Bestand zugeführt werden. Mit mobilen MDE-Geräten oder Smartphones können Mitarbeitende relevante Informationen direkt am Wareneingang erfassen.

Das reduziert nachträgliche Eingaben und schafft eine verlässliche Datengrundlage für die folgenden Prozessschritte. Auch Charge, Seriennummer und Mindesthaltbarkeitsdatum können entsprechend des jeweiligen Ablaufs berücksichtigt werden.

Zusätzliche Technologien können die Erfassung weiter vereinfachen. OCR liest beispielsweise Textinformationen von Etiketten oder Dokumenten aus. Eine Fotodokumentation wiederum ermöglicht es, beschädigte oder auffällige Lieferungen direkt dem entsprechenden Vorgang zuzuordnen. Computer Vision kann diese Bilder zusätzlich analysieren und etwa Schäden oder Mengen automatisiert erkennen.

Vom Apothekenlager direkt in die Kommissionierung

Nach dem Wareneingang entscheidet sich im Lager, ob Digitalisierung tatsächlich durchgängig funktioniert. Einlagerungen, Entnahmen, Umlagerungen und Bestandsänderungen sollten deshalb unmittelbar gebucht werden.

Die COSYS Apotheken Software stellt aktuelle Bestands- und Bewegungsinformationen zentral bereit. Mitarbeitende sehen dadurch, welche Ware vorhanden ist und wo sie sich befindet. Gleichzeitig entsteht eine nachvollziehbare Historie der Warenbewegungen.

Das ist insbesondere für Filialapotheken, größere Apothekenlager und Versandstrukturen relevant. Statt Bestände ausschließlich punktuell zu betrachten, können Warenbewegungen standort- und prozessübergreifend ausgewertet werden. COSYS Business Intelligence macht beispielsweise häufig bewegte Artikel, Bestandsabweichungen oder auffällige Lagerbereiche sichtbar.

Mit Forecasting lassen sich historische Entnahmemuster und Bestandsentwicklungen zusätzlich für Bedarfsprognosen nutzen. So wird aus der reinen Bestandsübersicht eine Grundlage für eine vorausschauendere Disposition.

Click and Collect schließt die digitale Prozesskette

Auch die Abholung sollte nicht wieder zum analogen Bruch in einer ansonsten digitalen Prozesskette werden. Bei Apotheke Click and Collect wird die Bestellung für die Kommissionierung bereitgestellt, der entsprechende Artikel entnommen und anschließend für den Kunden vorbereitet.

Mit COSYS lässt sich dieser Ablauf digital begleiten. Besonders interessant wird die Verbindung mit Abholfächern für Apotheken: Eine vorbereitete Bestellung kann einem Smart-Locker-Fach zugeordnet und nach Bereitstellung vom vorgesehenen Empfänger abgeholt werden. Die Übergabe wird dadurch in den digitalen Warenfluss eingebunden, während das Apothekenpersonal von manuellen Übergabeprozessen entlastet wird. COSYS Smart Locker sind unter anderem für Click and Collect und dokumentierte Übergaben vorgesehen.

Digitalisierung wird auf der expopharm zum Praxisthema

Wie Apotheken ihre Prozesse sinnvoll digitalisieren, ist auch rund um die expopharm 2026 ein relevantes Thema. Für Apothekenverantwortliche lohnt sich dabei besonders der Blick auf Lösungen, die nicht nur einen einzelnen Arbeitsschritt digitalisieren.

Entscheidend ist vielmehr, wie gut sich neue Anwendungen in vorhandene Strukturen integrieren lassen und ob aus einzelnen digitalen Funktionen tatsächlich ein durchgängiger Prozess entsteht. Gerade die Verbindung von Warenwirtschaft, mobiler Datenerfassung, Lagerprozessen, Kommissionierung und moderner Kundenübergabe bietet hier erhebliches Potenzial.

Ein Warenfluss statt vieler Insellösungen

Von der gelieferten Arzneimittelpackung bis zur fertigen Kundenbestellung entstehen zahlreiche Buchungen und Prozessdaten. Mit COSYS werden diese Daten nicht nur erfasst: WebDesk, Business Intelligence und Prozessdatenanalyse ermöglichen es, Abläufe anschließend auszuwerten und Schwachstellen sichtbar zu machen. Bei umfangreicheren Strukturen kann Process Mining beispielsweise dabei helfen, tatsächliche Prozessverläufe und Abweichungen systematisch zu untersuchen.

Die modulare COSYS Plattform verbindet dafür Software, mobile Hardware, Services und Datenanalyse. Eine Apotheke kann mit einzelnen Prozessen beginnen und die Digitalisierung anschließend schrittweise erweitern.

Sie möchten die Digitalisierung Ihrer Apotheke selbst ausprobieren? Laden Sie die kostenlosen COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store herunter und testen Sie ausgewählte Funktionen direkt auf Ihrem Smartphone.